ใบงานที่ 9 การประมวล

การประมวลผล 
จุดมุ่งหมายการประมวลผล 
1. เพื่อให้การประมวลผลนั้นชัดเจนเข้าใจง่าย  การใช้วิธีนี้จะทำให้ผู้วิเคราะห์ได้เรียนรู้รายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนในการประมวลผลการทำงาน 
2. เพื่อให้เกิดความเข้าใจถูกต้องในการอธิบายในรูปแบบเฉพาะของการประมวลผลระหว่างนักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์ 
3. เพื่อตรวจสอบการออกแบบระบบ  โดยการประมวลผลนั้นจะถูกต้องหรือไม่ด้านข้อมูลที่ป้อนเข้าเครื่อง  และออกการรายงานทางหน้าจอ 
ประเภทของการประมวลผลที่ไม่ต้องมีการอธิบาย 
ประเภทของการประมวลผลที่ไม่ต้องมีการอธิบายสามารถแบ่งได้ดังนี้ 
1. การประมวลผลที่ใช้การแทนที่ทางกายภาพในส่วนของการป้อนข้อมูลเข้าระบบหรือการออกรายงานที่เป็นรูปแบบไม่ซับซ้อน  เช่น  การอ่านค่า  การเขียนค่า  เป็นต้น 
2. การประมวลผลที่แทนที่กระบวนการตรวจสอบข้อมูลซึ่งจะมีรายละเอียดในพจนานุกรมข้อมูล 
3. การประมวลผลที่เป็นการประมวลผลในลักษณะที่เป็นการดึง Function ที่มีอยู่เดิมหรือเป็นการนำโปรแกรมย่อยมาใช้

คำอธิบายการประมวลผล 
คำอธิบายการประมวลผล  “Process Description”  หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “Minispecs”
จะอธิบาย  รายละเอียดการทำงานภายในโพรเซสหนึ่ง ๆ  หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ  โพรเซสนี้เปลี่ยนอินพุตเป็นเอาต์พุตอย่างไร  โพรเซสระดับล่างสุดใน  DFD  จะต้องเขียนคำอธิบายว่ามันทำงานอย่างไร
คำอธิบายการประมวลผลสามารถกำหนดข้อมูลของระบบไว้ในพจนานุกรมข้อมูลและแบ่งการทำงานเป็นหน้าที่ต่างๆ ย่อยลงได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล

วิธีการอธิบายการประมวลผล

1. ประโยคโครงสร้าง (Structure Sentences)
2. การตัดสินใจแบบตาราง(Decision Tables)
3. ผังต้นไม้(Decision Tree)

นักวิเคราะห์ระบบจะเลือกใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งหรือใช้ปนกันก็ได้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม  แต่ไม่ว่าจะเขียนด้วยวิธีใด ๆ เมื่อเขียนแล้วควรจะมีคุณสมบัติดังนี้

• เขียนแล้วคำอธิบายนั้นควรจะใช้สื่อสารกับผู้อื่นที่เกี่ยวข้องในระบบได้ง่าย  ผู้ที่เกี่ยวข้องอาจจะเป็นผู้ใช้ผู้จัดการ  ผู้ตรวจสอบ
• เขียนแล้วคำอธิบายนั้นสามารถนำมาตรวจสอบความถูกต้องกับผู้ใช้ได้ง่ายการเขียนเป็นประโยคโครงสร้างอาจจะไม่เหมาะสมถ้าต้องนำมาตรวจสอบกับผู้ใช้เพราะว่า คำอธิบายนั้นจะยาวแบะ  คำอธิบายเกี่ยวกับเงื่อนไข  หรือการทำงานซ้ำก็เขียนไม่สะดวก  ตัวอย่างเช่น  เงื่อนไขหรือการทำงานซ้ำก็เขียนไม่สะดวก  ตัวอย่างเช่น  เงื่อนไขที่มี  AND,OR หรือ NOT

  
โดยทั่วไปแล้ววิธีการเขียนคำอธิบายแบบประโยคโครงสร้างเป็นที่นิยมใช้กันมากที่สุดควรจะเลือกใช้วิธีเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการสื่อสาร อาจจะมากกว่าหนึ่งวิธีก็เป็นไปได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ

3. 1. ความชอบของผู้ใช้
   2. ความชอบของผู้เขียน
   3. ลักษณะการทำงานของโพรเซสเซอร์

ประโยคโครงสร้าง (Structure Sentences)
วิธีนี้ใช้การอธิบายเป็นประโยคเขียนให้มีลักษณะเป็นโครงสร้างคล้าย ๆ การเขียนโปรแกรมโครงสร้าง  การเขียนประโยคโครงสร้างอาจเลือกใช้คำศัพท์ต่าง ๆ กันดังนี้

• ใช้คำกริยาที่เมื่อทำแล้วมีความหมายว่าได้ผลลัพธ์บางอย่างออกมา  เช่น  “คำนวณ”

สิ่งนั้นสิ่งนี้ หรือ “เปรียบเทียบ” สิ่งนั้นกับสิ่งนี้  เป็นต้น  คำกริยาที่อาจจะเลือกใช้ได้เช่น
GET COMPUTE
PUT DELETE
FIND VALIDATE
ADD MOVE
SUBTRACT REPLACE
MULTIPLR SET
DIVIDE SORT เป็นต้น

• ใช้ชื่อข้อมูลเป็นคำนามในประโยค  ตัวอย่างเช่น  วันชำระใบทวงหนี้ รายงานเพื่อเตรียมเงินสด เป็นต้น
• ใช้คำศัพท์ที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเช่น “และ” “หรือ”  “เท่ากับ” “ไม่เท่ากับ” “มากกว่า” และ “น้อยกว่า” เป็นต้น
• ใช้คำที่บอกการเคลื่อนที่ของข้อมูลคล้ายกับคำที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมได้แก่

1. ถ้า........มิฉะนั้น(if…….else…….)
2. กรณี......(case)
3. ทำซ้ำ(Do3…….loop)
4. ทำตามลำดับ (Sequence)

สรุปประโยคโครงสร้าง  ประโยคโครงสร้างและตารางตัดสินใจเป็นเครื่องมือที่ใช้อธิบายการทำงานภายในของ PROCESS ควรจะเลือกวิธีเขียนอธิบายการทำงานที่ดีและเหมาะสมกับงานนั้น ๆ

วิธีการตัดสินใจแบบตาราง (Decision  Table)
การตัดสินใจแบบตารางเป็นตาราง 2 มิติโดยที่แถวตั้งด้านซ้ายเป็นเงื่อนไขและแถวนอนเป็นรายละเอียดของเงื่อนไขที่ทั้งหมดก่อน  ตามด้วยกิจกรรมทั้งหมดที่มีในการประมวลผลนั้น และช่างถัดมาคือ กฎต่าง ๆ ที่เป็นตัวกำหนดผลในการกระทำกิจกรรมนั้น

รูปหลักการเขียนตารางตัดสินใจ (Decision Table)
ขั้นตอนการสร้างตารางตัดสินใจ(Decision Table)

• พิจารณาว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ใช้ในการตัดสินใจ  และดูเงื่อนไขในการตัดสินใจว่ามีเงื่อนไขใดบ้าง  เขียนลงในส่วนบนซ้ายมือของตารางเรียงไปตามแนวนอน
• พิจารณากิจกรรมต่าง ๆ ที่มีโอกาสเกิดขึ้น เขียนลงในตารางการตัดสินใจด้านซ้ายมือด้านล่างเรียงไปตามแนวนอน
• ตัดสินใจถึงความสัมพันธ์ของเงื่อนไขที่มีผลต่อกิจกรรมซึ่งจะเกิดขึ้นเป็นกฎที่ใช้ตัดสินใจให้เกิดการกระทำกิจกรรมนั้น เขียนเป็นกฎแต่ละข้อเรียงไปในแนวตั้ง โดยใส่ “ใช่ (Y) ”เมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขนั้นให้ตรงกับแถวของเงื่อนไขนั้น และใส่ “ไม่ (N)” ในกรณีที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขนั้นให้ตรงกับแถวของเงื่อนไขนั้น ซึ่งจะสามารถคำนวณได้เป็น 2N โดยที่ N คือจำนวนเงื่อนไข
• ใส่กากบาท(?) ให้ตรงกันกับกิจกรรมที่จะต้องกระทำ (Action) เมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขหรือกฎนั้น ถ้าไม่เกิดการกระทำกับกิจกรรมใด ให้ขีดเส้นแทน

ภาพที่ 9.1 แสดงตัวอย่าง ตารางการตัดสินใจ

 

ผังต้นไม้(Decision Tree)
วิธีนี้เป็นการใช้ผังต้นไม้ในการเขียนเส้นทางการตัดสินใจโดยจะเหมือนกิ่งก้านสาขาของต้นไม้โดยมีรากอยู่ทางซ้ายมือ  และกิ่งอยู่ทางขวามือ  ซึ่งจะคล้ายกับตารางการตัดสินใจ  แต่ต่างกันที่รูปแบบเท่านั้น
                     ขั้นตอนการสร้างผังต้นไม้(Decision Tree)
การสร้างผังต้นไม้จะมีลักษณะดังต่อไปนี้

• เขียนเริ่มต้นจากรากแตกกิ่งไปตามจำนวนเงื่อนไขที่เป็นไปตามกฎ  โดยพิจารณาเงื่อนไขที่จะเกิดขึ้นในการตัดสินใจเริ่มแรก
• แตกกิ่งของเงื่อนไขแรกนั้นเป็นเงื่อนไขถัดไป
• แตกกิ่งของเงื่อนไขต่อไป  จนกระทั่งหมดเงื่อนไขที่จะเกิดขึ้น
• เขียนกิ่งของกิจกรรมที่จะต้องกระทำ  เมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขจากรากไปปลายกิ่งเงื่อนไขนั้น

                                                                                                                                                                   

 

เทคนิคในการเลือกวิธีการเขียนอธิบายการประมวลผล 
1. เลือกวิธีประโยคโครงสร้างภาษา(Structure Language)เมื่อ
- การประมวลผลนั้นเป็นกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่มีการกระทำซ้ำ
- ต้องการสื่อสารระหว่างผู้ใช้กับนักวิเคราะห์ระบบในการอธิบายการประมวลผลวิธีนี้จะดีที่สุด
2. เลือกวิธีใช้ตารางการตัดสินใจ(Decision Table)เมื่อ
- เงื่อนไข กิจกรรมที่จะกระทำ และกฎในการประมวลผลมีความซับซ้อนมาก
- เมื่อการประมวลผลนั้นมีกฎต่าง ๆ ที่ขัดแย้ง  และเกิดกรณีฟุ่มเฟือยได้  วิธีนี้จะสามารถแก้ปัญหานี้ได้
3. เลือกวิธีผังต้นไม้ (Decision Table)เมื่อ
- การเกิดเงื่อนไขต่าง ๆ และการกระทำกิจกรรมเป็นไปตามลำดับก่อนหลัง
- กรณีที่มีเงื่อนไขหลากหลายแบบ  ในการแตกกิ่งที่แตกต่างกันไปคือเงื่อนไขไม่จำกัดเป็นต้น

แผนภาพกระแสข้อมูล 

ภาพที่ 9.3 แสดงแผนภาพกระแสข้อมูล

แผนภาพกระแสข้อมูล (DFD) เป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการเขียนแบบระบบใหม่ 
โดยเฉพาะกับระบบที่ “หน้าที่”

ของระบบมีความสำคัญและมีความสลับซับซ้อนมากกว่าข้อมูลที่ไหลเข้า

กฎการเขียนผัง DFD ที่ถูกต้องมีดังนี้

• • ข้อมูลที่เคลื่อนออกจากแฟ้มข้อมูลจะต้องมีการนำข้อมูลนั้นเข้าสู่แฟ้มข้อมูลก่อน
  • ข้อมูลที่เคลื่อนที่เข้าสู่แฟ้มข้อมูลสุดท้ายแล้ว  จะต้องเป็นข้อมูลที่เคยนำเข้าสู่กระบวนการนั้น
  • ข้อมูลที่เคลื่อนออกจากกระบวนการ  จะต้องเป็นข้อมูลที่เคยนำเข้าสู่กระบวนการนั้นหรือไม่ก็ต้องจัดทำขึ้นภายในกระบวนการนั้น
  • ข้อมูลที่เคลื่อนเข้าสู่กระบวนการจะต้องถูกส่งออกหรือไม่ก็ถูกใช้ประมวลผลภายในกระบวนการนั้น
  • เอนทิตี้ต้นทาง/ปลายทาง  ติดต่อกันเองไม่ได้  ต้องมีกระบวนการอยู่ ณ ข้างใดข้างหนึ่งของเส้นทางเชื่อมต่อข้อมูล
  • แฟ้มข้อมูลจะติดต่อกันเองโดยตรงไม่ได้  เช่นเดียวกันกับ  เอนทิตี้ต้นทางปลายทาง
  • เอนทิตี้และแฟ้มข้อมูลจะติดต่อกันโดยตรงไม่ได้จะต้องผ่านกระบวนการ

ตัวอย่างระบบงานห้องสมุด 
การพัฒนาโปรแกรมระบบงานห้องสมุด  ได้ใช้แผนภาพกระแสข้อมูล  (Data  Flow  Diagram) ในการวิเคราะห์ระบบ  แผนภาพกระแสข้อมูลแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ

• แผนภาพกระแสข้อมูลระบบสูงสุด (Context  Diagram) แสดงเส้นทางของข้อมูลที่เข้าและออกจากแหล่งที่มีผลกระทบต่อระบบ
• แผนภาพกระแสข้อมูลระดับที่ 1 (Data Flow Level 1 ) แสดงกระบวนการทำงานหลักของระบบ  ข้อมูลที่เข้าและออกจากกระบวนการทำงานต่าง ๆ
• แผนภาพกระแสข้อมูลระดับที่ 2  (Data Flow Level 2 )แสดงกระบวนการทำงานโดยจะแสดงรายละเอียดของกระบวนการทำงานต่าง ๆ ในแผนภาพกระแสข้อมูลระดับแผนภาพแสดงการไหลของข้อมูลหรือ DFD สามารถแสดงได้ดังนี้

ภาพที่ 9.4 แผนภาพกระแสข้อมูลระดับ Context Diagram ของระบบงานห้องสมุด

ใบงานที่ 8 การเริ่มต้นโครงการและการศึกษาเบื้องต้น

ขั้นตอนการศึกษาระบบงานเบื้องต้น 
งานในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนการทำงานเริ่มแรกของการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ๆ ที่สำคัญดังต่อไปนี้ 
1 การสำรวจเบื้องต้น (Preliminary Investigation) งานในขั้นนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะทำการค้นหาสาเหตุของปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขั้นของระบบว่าอะไรเป็นสาเหตุอันสำคัญที่ทำให้ระบบเกิดปัญหาขึ้น และปัญหาที่แท้จริงของระบบนั้นคืออะไร และถ้าระบบมีปัญหาหลายปัญหาเกิดขึ้นพร้อม ๆ กัน จะต้องทำการแก้ไขปัญหาใดก่อนเป็นอันดับแรก และปัญหาที่จะต้องทำการแก้ไขในอันดับต่อ ๆ ไปดังนั้น ในการสำรวจเบื้องต้นนี้จึงประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ๆ ลงไปอีกดังนี้
1.1 การศึกษาโครงสร้างและหน้าที่ขององค์กรธุรกิจ (Organization and Function of Business System) คือ จะต้องรู้จักองค์ประกอบขององค์กรธุรกิจนั้น ๆ ให้ดีเสียก่อนว่าประกอบด้วยระบบย่อย ๆ อะไรบ้าง หมายถึง ระบบธุรกิจนั้น ๆ มีการจัดแบ่งออกเป็นส่วนย่อยอะไรบ้าง เช่น มีการแบ่งฝ่ายการทำงานออกเป็นกี่ฝ่า กี่แผนก หรือกี่หน่วยงานย่อย และในแต่ละหน่วยงานย่อยที่ทำการแบ่งนี้มีหน้าที่ในการทำงานอย่างไรบ้าง ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเขียนออกมาเป็นรูปแผนภูมิการจัดองค์การ (Organization Chart) และในแผนภูมิการจัดองค์การนี้จะต้องประกอบไปด้วยหน้าที่ของแต่ละหน่วยงานโดยรายละเอียด โดยรายละเอียดจะเขียนลงในแผนภูมิแสดงหน้าที่ (Functional Chart) ในแผนภูมิแสดงหน้าที่นี้จะต้องทำการกำหนดหน้าที่ของตำแหน่งงานทุก ๆ ตำแหน่งของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งเรียกว่า Job Specification หรือ Job Classification ซึ่งมีส่วนประกอบด้วยรายการต่างๆ ดังนี้

• ชื่อของงาน (Job Name)หรือชื่อตำแหน่งงาน
• ชื่อหน่วยงานของตำแหน่ง
• ปริมาณงานที่จะต้องทำเฉลี่ยต่อวันหรือต่อเดือน
• ลักษณะงานที่จะต้องทำและจำนวนแรงงานที่จะต้องใช้ในการทำ

1.2 การศึกษาระบบงาน (System Investigation) เมื่อได้ศึกษาถึงโครงสร้าง
ขององค์การธุรกิจนั้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะต้องทำการศึกษาถึงระบบงานที่สำคัญขององค์กรนั้น ๆ ว่ามีระบบการทำงานที่สำคัญที่ต้องทำอะไรบ้าง ให้เขียนเป็นแผนภูมิแสดงถึงขั้นนอนการทำงาน ของระบบต่าง ๆ เหล่านั้น ออกมาเป็น System Flowchart หรือ Data Flowchart (DFD) เพื่อเป็นแนวทางประกอบการวิเคราะห์ระบบงานต่อไป

                1.3 การพิจารณาความสามารพบองระบบ (Determination of System Adequacy) งานขั้นนี้เป็นการศึกษากำลังความสามารถในการทำงานของระบบ โดยดูจากผลการปฏิบัติงานของระบบ ซึ่งอาจจะแบ่งออกได้เป็น 6 M ในการวิเคราะห์ตามองค์ประกอบของระบบทั้ง 6M นี้จะทำให้ทราบถึงกำลังความสามารถของระบบงานนั้น ๆ เป็นอย่างดี ว่ามีความสามารถในการบริหารงานเป็นอย่างไร และจะทำให้ทราบต้นเหตุของปัญหาที่เกิดจาก 6 M ได้แก่
1.3.1 Man Power คือ กำลังคน หรือกำลังแรงงานของคน ซึ่งเป็นการศึกษาว่าการทำงานของแต่ละหน่วยงานย่อยเหล่านั้น มีกำลังคนเพียงพอหรือไม่ หน่วยงานใดขาดกำลังคนอีกเท่าใด มีความต้องการคนเพิ่ม (Man Power Requirement) อีกเท่าใด มีหน่วยงานใดบ้างที่มีจำนวนคนเกินกว่า ความต้องการของการทำงาน หรือมีหน่วยงานใดที่ใช้คนไม่ตรงกับความสามารถ (Put The Man Into The Wrong Place) เป็นต้น เรื่องของแรงงานนี้ เป็นส่วนสำคัญอย่างหนึ่งที่ก่อให้เกิดปัญหาของระบบงานปัจจุบันเป็นอย่างมาก การวิเคราะห์กำลังคนจะต้องจัดทำเป็น Position Classification Man Power Requirement  และ Present Man Power

• Position Classification Man Power Requirement เป็น

บัญชีความต้องการกำลังคน ซึ่งประกอบด้วยรายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่นชื่อตำแหน่งที่ต้องการ จำนวนคนที่ต้องการของตำแหน่งนั้น ๆ คุณวุฒิหรือระดับการศึกษา ความสามารถพิเศษหรือความชำนาญงาน

• Present หรือ Current Man Power เป็นบัญชีแสดงจำนวนกำลังแรงงานที่อยู่ในปัจจุบัน ซึ่งประกอบด้วยรายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับการ

วิเคราะห์ เช่น ชื่อตำแหน่งของแต่ละคนในหน่วยงานชื่อหน่วยงานที่กำลังปฏิบัติงานอยู่ คุณวุฒิหรือระดับการศึกษาความสามารถในการปฏิบัติงาน (Performance) 
1.3.2 Machine Power คือ กำลังเครื่องจักร ในเรื่องของกำลังเครื่องจักรนี้อาจแบ่งได้ 2 ประเภท คือ เครื่องจักรโรงงานสำหรับการผลิตสินค้าและเครื่องจักรที่ใช้ในการทำงานในสำนักงาน ปัญหาทางด้านเครื่องจักรนั้นมีมากมาย ซึ่งจะต้องทำการวิเคราะห์ด้วยความรอบคอบ เช่น ปัญหาความต้องการใช้ เครื่องจักรช่วยในการทำงาน Machine Requirement) ปัญหาในเรื่องเครื่องจักรมีกำลังผลิตต่ำกว่าความต้องการของการผลิตที่ตั้งไว้(Low Production Machine) หรือปัญหาเครื่องจักรหมดสภาพการทำงาน (Non Production Machine) เป็นต้น จะต้องทำเป็นบัญชีแสดงจำนวนเครื่องจักรที่มีอยู่ และจำนวนความต้องการที่จะได้เครื่องจักรสำหรับการใช้งานของแต่ละหน่วยงานโดยละเอียด
1.3.3 Material คือ ปัญหาเกี่ยวกับวัตถุดิบสำหรับการผลิตสินค้า ซึ่งอาจเกี่ยวกับแหล่งที่มีของวัตถุดิบ เช่น ต้องสั่งซื้อจากต่างประเทศ หรือปัญหาในด้าน การขนส่ง ปัญหาความสูญเสียของวัตถุดิบในระหว่างการผลิตหรือปัญหาเกี่ยวกับคลังสินค้า
1.3.4 Money คือ ปัญหาทางด้านการเงิน หรือสภาวะการเงิน (Money System) นักวิเคราะห์ระบบงานจำเป็นจะต้องทราบจำนวนเงินหรือวงเงินบางอย่าง เช่น วงเงินที่จะต้องใช้ในการปรับปรุงหรือในการสร้างระบบใหม่หรืองบการลงทุนที่จำเป็นบางอย่างที่จะต้องทราบ เป็นต้น แต่ถ้าต้องการจะวิเคราะห์ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับการเงิน ก็จะต้องทราบสถานการณ์ทางการเงิน ซึ่งหมายถึงจะต้องทำการวิเคราะห์ในระบบบัญชีขององค์กรโดยละเอียดด้วย
1.3.5  Management คือ ปัญหาเกี่ยวกับระบบการบริหารงาน ซึ่งเป็นเรื่องใหญ่มากสำหรับนักวิเคราะห์ระบบที่จะต้องมีความระมัดระวังเป็นพิเศษ เช่น การบริหารงานไม่ถูกวิธีหรือไม่เป็นการเหมาะสม ทำให้คนงานหรือพนักงานเกิดปฏิกิริยา หรือเกิดความขัดแย้งทำให้เป็นปัญหาในการทำงานได้มาก นอกจากนี้อาจจะเกิดปัญหาทางด้านการตรวจสอบการควบคุมการทำงานหรือปัญหาทางด้านการประสานงานก็สามารถเป็นได้
1.3.6 Morale คือ ปัญหาเกี่ยวกับเรื่องขวัญและกำลังใจของคนงานหรือพนักงาน เป็นอย่างไร การบำรุงขวัญและกำลังใจทำอย่างไร เช่น การให้สวัสดิการด้านต่างๆ เช่น การจัดรถรับส่งพนักงาน การช่วยเหลือยามป่วยไข้ หรือค่ารักษาพยาบาล เงินช่วยเหลือบุตรตลอดจนการจ่ายเงินรางวัลในการทำงานดีหรือเงินโบนัส เป็นต้น 
2.การกำหนดปัญหา (Problem Definition) เมื่อได้ทำการวิเคราะห์โครงสร้างของระบบและกำลังความสามารถของระบบแล้ว จะทำให้ทราบถึงปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งสาเหตุของปัญหาเหล่านั้น ดังนั้น ขั้นตอนต่อไปจึงต้องทำการกำหนดขอบข่ายในการแก้ไขปัญหาว่า จะทำการแก้ไขปัญหาอะไรก่อนหลังไปตาม ลำดับและจะใช้วิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไรการกำหนดขอบข่ายในการแก้ไขปัญหานี้ เรียกว่า กำหนดปัญหา (Problem Definition) ซึ่งจะใช้เป็นเป็นกรอบในการออกแบบระบบงานต่อไป  
 3.การจัดทำเอกสารเสนอผลงานเบื้องต้น  (Presentation) นักวิเคราะห์จะต้องจัดทำเอกสารเสนอผลงานการวิเคราะห์ระบบงานขั้นแรก เพื่อเป็นการชี้แจงถึงปัญหาและสาเหตุตลอดจนแนวทางสำหรับการแก้ไขปัญหาที่ควรจะดำเนินการต่อไปให้ผู้บริหารได้ทราบเพื่อพิจารณาว่าควรจะดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบต่อไปหรือไม่ถ้าผู้บริหารเห็นสมควรก็สั่งให้ดำเนินการต่อไป แต่ถ้าไม่เห็นควรกับข้อเสนอแนะในเอกสารดังกล่าวงานของนักวิเคราะห์ระบบก็จะสิ้นสุดลงตรงนี้ ดังนั้น การศึกษางานเบื้องต้นและจัดทำเอกสารสำหรับการเสนอแนะดังกล่าวของนักวิเคราะห์ระบบงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญมาก จะต้องทำด้วยความละเอียดรอบคอบและต้องให้เป็นที่พอใจของผู้บริหาร  เพื่อให้กรวิเคราะห์และออกแบบระบบงานได้ดำเนินการต่อไปนั่นเอง 

          ขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน  
จากขั้นตอนของการศึกษาระบบงานเบื้องต้น ถ้าผู้บริหารเห็นด้วยตามที่นักวิเคราะห์ระบบได้เสนอแนะเอกสารการวิเคราะห์ระบบงานเบื้องต้นดังที่ได้กล่าวแล้วข้างต้น ผู้บริหารจะสั่งให้นักวิเคราะห์ระบบงานเริ่มต้นดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบอย่างจริงจังต่อไปส่วนนักวิเคราะห์ระบบเองก็จะต้องจัดเตรียมงานสำหรับการดำเนินงานในขั้นต่อไป ขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบันแบ่งออกเป็นขั้นตอนย่อยๆดังต่อไปนี้ 
 1.พิจารณาวัตถุประสงค์  เป้าหมาย  และนโยบายขององค์กร      นักวิเคราะห์ระบบจำเป็นจะต้องทราบจากผู้บริหารเป็นอย่างดี  การออกแบบระบบขึ้นมาใหม่นั้นจำเป็นจะต้องให้มีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์  เป้าหมายและนโยบายขององค์กรนั้น ๆ เพราะถ้าการออกแบบระบบใหม่ไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ เปาหมาย หรือนโยบายขององค์กรนั้นแล้ว ย่อมถือว่าการออกแบบระบบไม่นั้นใช้ไม่ได้ เป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ 
2. การพิจารณาความสามารถของระบบข่าวสารข้อมูลขององค์กร      ว่าระบบข่าวสารข้อมูลขององค์กรนั้นมีความสมบูรณ์มากน้อยเพียงใด จะต้องทำการเก็บรวบรวมข่าวสาร ข้อมูลเพิ่มเติมอีกมากน้อยเพียงใด และด้วยวิธีการอย่างใด ในปัจจุบัน องค์กรนั้นทำการประมวลผลข้อมูลด้วยวิธีการอย่างไร ได้ใช้ระบบการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่ และจำเป็นจะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับการประมวลผลข้อมูลต่อไปหรือไม่ 
3. การขอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากผู้บริหารระดับต่าง ๆ      อันเป็นแนวทางสำหรับการแก้ไขปัญหา ผู้บริหารรับต่าง ๆ ย่อมทราบดีว่าปัญหาต่าง ๆที่เกิดขั้นในองค์กรนั้นเกิดจากอะไรและควรจะทำการแก้ไขอย่างไร แต่ไม่อาจจะไขได้เองเนื่องจากเหตุผลบางประการ แต่เมื่อมีนักวิเคราะห์และออกแบบระบบงานมาช่วยทำการไขปรับปรุงย่อมทำได้ง่ายกว่า ดังนั้น คำแนะนำและข้อเสนอแนะของผู้บริหารระดับต่าง ๆ จึงนับว่าเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการวิเคราะห์และการออกแบบระบบใหม่

4. การจัดตั้งคณะกรรมการพิจารณาการดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Steering Committee) ก่อนการทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานมีความจำเป็นในการจัดตั้งคณะกรรมการขึ้นมาชุดหนึ่ง เรียกว่า คณะกรรมการดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน ซึ่งมีหน้าที่ที่สำคัญ ได้แก่

• ให้คำแนะนำสำหรับการศึกษาความเหมาะสม (Feasibility Study)ในขั้นการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
• กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และนโยบายที่แน่นอนและชัดเจนของระบบเพื่อการออกแบบระบบงานใหม่ต่อไป
• การยืนยันและการอนุมัติในความจำเป็นเอการดำเนินการบางอย่างที่อาจจะเกิดขั้นในการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
• ทำการตัดสินใจในปัญหาบางอย่างหรือทางเลือกบางอย่างที่ต้องการการตัดสินใจในระหว่างการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
• ควบคุมและตรวจสอบความก้าวหน้าของการวิเคราะห์และออกกแบบระบบงานโดยมีการประชุมและเสนอผลงานอย่างสม่ำเสมอ

บุคคลที่จะมาเป็นคณะกรรมการชุดนี้ประกอบด้วย

• ผู้บริหารระดับสูง (Top Management) ที่สามารถทำการตัดสินใจในปัญหาต่าง  ๆ ที่เกิดขั้นในระหว่างการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานได้
• ผู้บริหารระดับต่าง ๆ  บางระดับที่เกี่ยวข้อง เช่น เลขานุการสำนักงาน หัวหน้าฝ่ายบัญชี หรือหัวหน้าฝ่ายพัสดุ ผู้มีหน้าที่ในการจัดซื้อและเกี่ยวข้องกับการเงินเป็นต้น
• หัวหน้าฝ่ายโครงการที่เกี่ยวข้อง (Project Manager) หรือผู้ที่ต้องการใช้ระบบงาน
• เจ้าหน้าที่วิชาการของฝ่ายการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
• หัวหน้าหรือประธานของกรรมการชุดนี้ คือ รองประธานหรือประธานขององค์กรที่ทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบนั้น ๆ

5. การกำหนดความต้องการทางด้านบุคลากรและการจัดตั้งทีมงาน
(Team Work) โดยนักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องเป็นผู้ที่พิจารณาว่าผู้บริหารระดับใด หรือพนักงานเข้าหน้าที่ผู้ใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน จำนวนระบบงานละ 1-2 คนมาช่วยทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานร่วมกันกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบโดยการจัดเป็นทีมงานขั้นมามีจำนวน 2-4 คน โดยผู้ที่มาร่วมงานนั้นจะต้องมาทำงานเต็มเวลาเพื่อไม่ให้การวิเคราะห์และออกแบบระบบงานต้องหยุดชะงัก เพราะการที่ผู้มาร่วมงานนั้น ๆ ติดงานอื่น ทีมงานดังกล่าวนี้มีหน้าที่ ดังนี้

• การจัดหาข้อมูลบางอย่างสำหรับการวิเคราะห์และออกแบบระบบ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดองค์กร ข้อมูลเกี่ยวกับ 6 M  ข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์เป้าหมายและนโยบาย เป็นต้น
• การศึกษาข้อเท็จจริงบางอย่าง เช่น การพยากรณียอดขายประจำปีกับยอดขายที่ใช้จริง การคำนวณหาราคาปัจจุบันของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะทำการซื้อ และงานบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
• ทำงานเฉพาะกิจบางอย่างที่นักวิเคราะห์ระบบต้องการ หรือตามความต้องการของคณะกรรมการดำเนินกาวิเคราะห์ระบบงานสั่งให้ทำ เพื่อประกอบการพิจารณาดำเนินการต่อไป เช่น การจัดทำเอกสารรายงาน การเขียนแผนภูมิการประเมินใบเสนอราคาของผู้เสนอราคาขายเครื่องคอมพิวเตอร์
• ช่วยรวบรวมข่าวสารข้อมูลต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์และออกแบบที่ได้มาจากหน่วยงานต่าง ๆ มาทำการสรุปประมวลผล และจัดทำรายงานเพื่อการนำเสนอต่อไป
• การจัดทำแผนภูมิและเอกสารต่างๆ การวิเคราะห์และออกแบบระบบที่สมบูรณ์เพื่อการนำเสนอต่อคณะกรรมการการวิเคราะห์และออกแบบระบบต่อไป

6 การกำหนดความต้องการทางด้านระบบข่าวสารข้อมูล (Information Requirement) 
เป็นหน้าที่ของการวิเคราะห์และออกแบบระบบที่จะต้องทำ ซึ่งได้แก่

• พิจารณาว่าจะต้องการข่าวสารข้อมูลอะไรบ้างที่จะนำมาใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ และข่าวสารข้อมูลนั้นจะได้มาจากหน่วยงานใด
• ออกแบบฟอร์มสำหรับการบันทึกข่าวสารข้อมูลที่ต้องการจะได้ เพื่อให้ผู้ที่มีหน้าที่ทำการบันทึกให้อย่างถูกต้อง เช่น แบบตาราง Input/ Output ต่าง ๆ เป็นต้น
• การกำหนดหน้าที่ให้ใครรับผิดชอบในการบันทึกข้อมูล จะให้ทีมงานใดเป็นผู้รับผิดชอบในการรวบรวมข้อมูลและทำการประมวลผลสำหรับการนำเสนอต่อไป
• การกำหนดระยะเวลา การบันทึกข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการนำเสนอข้อมูล เพื่อให้ได้ข่าวสารข้อมูลที่ทันต่อการใช้งาน
• การศึกษาความเหมาะสม (Feasibility Study) หมายถึง การวิเคราะห์เปรียบเทียบเพื่อหาข้อสรุปต่างๆ สำหรับการตัดสินใจ เช่น
  • วิเคราะห์การทำงานของแต่ละหน่วยงานย่อย ว่ามีความสัมพันธ์กันเพียงใดมีงานใด

บ้างที่มีการทำงานอย่างซ้ำซ้อนเกินไปหลายหน่วยงาน จะต้องปรับปรุงหน้าที่การทำงานนั้นเสียใหม่ เพื่อไม่ให้มีการทำงานซ้ำซ้อนกัน และมีงานใดบ้างที่ไม่แจ้งชัดเจนว่า เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานใด จะต้องมีการกำหนดกันเสียใหม่ ให้เป็นที่ชัดเจนว่า จะให้เป็นความรับผิดชอบของหน่วยงานใด เพื่อป้องกันไม่ให้งานใดต้องขาดความรับผิดชอบ 
7.2 วิเคราะห์ระบบงานของแต่ละหน่วยงานว่ามีระบบใดบ้างที่จำเป็นจะต้องทำมีระบบงานใดบ้างที่ไดทำอยู่แล้ว และมีงานใดบ้างที่ยังไม่ได้ทำ แต่กำลังจะทำต่อไป ในอนาคตซึ่งได้กำหนดระยะเวลาไว้เป็นการแน่นอนแล้ว และมีงานใดบ้างที่น่าจะทำแต่ยังไม่ได้ทำ และที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือมีงานใดบ้างที่กำหนดความจำเป็น คือ ไม่จำเป็นจะต้องกระทำอีกต่อไป ซึ่งสมควรจะทำการยกเลิกได้แล้ว ก็สมควรจะ ทำการยุบหรือเลิกงานนั้นเสีย
7.3 วิเคราะห์ระบบงานของแต่ละหน่วยงาน ว่ามีความจำเป็นที่จะต้องนำเอาเครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงานหรือไม่ ซึ่งอาจจะแยกออกได้เป็น 4 กรณี คือ
7.3.1 ระบบงานใดบ้างที่จำเป็นต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เข้าช่วยในการทำงานและได้มีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้อยู่แล้ว กรณีนี้จะต้องทำการวิเคราะห์ว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั้นเป็นการเป็นการเหมาะสมแล้วหรือไม่ คือ เป็นการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์อย่างคุ้มค่าหรือไม่ และเป็นการเหมาะสมเพียงพอแล้วหรือไม่ มีปัญหาใดในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั้นอยู่อีก ซึ่งจะต้องทำการแก้ไขปรับปรุงต่อไป
7.3.2 มีระบบงานใดบ้างที่จำเป็นจะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เข้าช่วยทำงานแต่ยังไม่ได้นำเครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงาน คือ มีแผนภาพที่แน่นอนอยู่แล้วว่าจะนำเครื่องคอมพิวเตอร์เช้ามาช่วยเมื่อใด แต่ยังไม่ถึงเวลา กรณีนี้อาจพิจารณาความเหมาะสมอีกครั้งหนึ่งก็ได้ ว่ามีงานที่นำมาทำกับเครื่องคอมพิวเตอร์เพียงพอและมีความพร้อมที่จะนำมาทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์เพียงใด และมีงานใดอีกที่สมควรจะนำมาทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้อีก
7.3.3 มีระบบงานใดบ้างที่ไม่ได้มีแผนว่าจะทำด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ แต่เป็นระบบงานที่สมควรจะนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงานเพื่อความสะดวกและรวดเร็วของการทำงานระบบงานนั้น ๆ ต่อไป ระบบงานประเภทนี้ ควรจะจัดให้เป็นระบบงานที่อยู่ในแผนว่าควรจะนำเครื่องเข้าช่วยในการทำงาน เช่น เดียวกับงานในข้อ 7.3.2 ซึ่งควรจะได้จัดเตรียมการออกแบบระบบสำหรับการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์หรือการนำระบบงานนี้ให้ทำด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไปในอนาคต
7.3.4 มีระบบงานใดบ้างที่ไม่จำเป็นจะต้องทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ระบบงานประเภทนี้สมควรจะได้ทำการออกแบบระบบให้มีการทำงานแบบ Manual โดยคำนึงถึงความสะดวกในการทำงานแบบ Manual เป็นหลัก เช่น มีการปรับปรุงแบบใบบันทึกข้อมูลต่างๆ ให้เหมาะสมสำหรับการประมวลผลด้วยมือ หรือให้เหมาะสมสำหรับการทำงานด้วยมือเป็นต้น
7.4 สำหรับระบบงานที่จะต้องทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์นั้น จะต้องมีการจัดเตรียมระบบงานเพื่อจะนำไปใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป ดังต่อไปนี้
7.4.1 ถ้ามีเครื่องคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว จะต้องทำการวิเคราะห์ความสามารถของระบบเครื่องคอมพิวเตอร์คอมพิวเตอร์ที่มีอยู่ว่า สามารถที่จะรับงานเพิ่มได้อีกมากน้อยเพียงใด และถ้าเอาระบบงานใหม่นี้เข้าไปทำอีกจะเกิดปัญหาอย่างใดหรือไม่ เช่น จะต้องมีการปรับปรุงเครื่องคอมพิวเตอร์ (Up Grade) ที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น หรือจะต้องเพิ่มส่วนประกอบต่างๆ ได้แก่ Memory Disk Drive อีกหรือไม่ เป็นต้น
7.4.1 ถ้ายังไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์แต่จะต้องจัดเตรียมหรือจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนำมาใช้งานต่อไป ในกรณีนี้นักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องจัดเตรียมงานต่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น จัดเตรียมรายละเอียดของเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อการประมูลหรือจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะต้องจัดทำเป็นเอกสารกำหนดคุณสมบัติของเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer Specification) ประกอบการพิจารณาการจัดซื้อหรือการประมูลซื้อ โดยมีรายละเอียดต่าง ๆ ที่สำคัญสำหรับการพิจารณา เช่น

• ค่าเช่าเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือราคา เครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะจัดซื้อจะกำหนดเป็นเกณฑ์ในการตัดสินอย่างไร หรือควรจะมีราคาประมาณเท่าใด
• ระบบ Hardware ของตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ มีรายละเอียดอะไรบ้าง เช่น Processor, CPU, Main Memory, Disk Drive, Keyboard,  CRT, Hard disk, Mouse Scanner, Plotter, Printer เป็นต้น รายการต่าง ๆเหล่านี้ จะต้องกำหนดโดยละเอียดและครบถ้วนทุกรายการ
• Software ต่าง ๆที่ใช้กับเครื่อง โดยเฉพาะระบบปฏิบัติการจะใช้ระบบใดและมีโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องใช้ประกอบระบบปฏิบัติการ
• Application Package ที่ต้องการใช้กับระบบงาน จะใช้โปแกรม Package ใดบ้าง จะต้องซื้อหรือจ้างเขียนโปรแกรมขึ้นมาใหม่ หรือทำงานเขียนขึ้นมาเอง
• ระบบการทำงานของเครื่องมีความสามารถในการทำงานตรงกับความต้องการของระบบงานที่ต้องการจะทำได้ดีเพียงใด ทั้งทางด้าน Hardware และ Software
• ระบบเครื่องทางด้าน Hardware สามารถขยายหรือ Up Grade ภายหลังได้มากน้อยเพียงใด เช่น ถ้าเพิ่ม Main Memory จะทำได้มากน้อยเพียงใด และสามารถติดอุปกรณ์อื่น ๆ เพิ่ม โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบเครื่องทั้งระบบได้หรือไม่
• การให้ความช่วยเหลือของบริษัทผู้ขายเครื่องมีอะไรบ้าง เช่น เอกสารประกอบเครื่องมีอะไรให้บ้าง สมบูรณ์เพียงใด การฝึกอบรมการใช้เครื่องมีหรือไม่ มีบริการบำรุงรักษาเครื่อง  (Maintenance)หรือบริการซ่อมเครื่องหรือไม่ การเพิ่มหรือขยายเครื่องจะทำกันอย่างไร มีค่าใช้จ่ายเพิ่มอีกเท่าใด ตลอดจนความน่าเชื่อถือของบริษัทผู้ขาย เป็นบริษัทที่มีสถานะมั่นคงเพียงใด
• ควรพิจารณาถึงความล้าสมัยของเครื่อง โดยดูถึงอุปกรณ์และอะไหล่ที่จะนำมาใช้ในการซ่อมแซมหรือเปลี่ยนแปลงในภายหลัง คือ ไม่ควรซื้อเครื่องที่ล้าสมัยซึ่งทางโรงงานเลิกผลิตอะไหล่แล้ว หรือไม่มีอุปกรณ์ที่จะนำมาเปลี่ยนหรือใช้สำหรับการซ่อมบำรุงแล้ว และไม่ควรซื้อเครื่องที่หาซื้ออะไหล่หรืออุปกรณ์ในท้องตลาดยาก เพราะจะทำความลำบากยุ่งยากในการซ่อมบำรุงเครื่องในภายหลัง
• พิจารณาในเรื่องราคาจากหลายบริษัทที่เสนอชายเครื่อง โดยจะต้องมีการกำหนดมาตรการพิจารณาตัดสินใจในเรื่องราคาและคุณสมบัติของเครื่องว่าจะใช้เกณฑ์การพิจารณาตัดสินใจกันอย่างไร
• กำหนดมาตรการและวิธีการในการตรวจรับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่บริษัทผู้ขายได้นำมาติดตั้งให้อาจจะต้องมีการตั้งคณะกรรมการตรวจรับด้วย

7.4.3 ถ้ามีการตัดสินใจที่จะซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว จะต้องมีการจัดเตรียมในเรื่องต่าง ๆ เพิ่มอีกหลายอย่าง เช่น

• สถานที่ที่จะติดตั้งเครื่อง ว่าจะติดตั้งที่ใด ควรจะจัดทำห้องสำหรับการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหรือไม่อย่างไร โดยต้องพิจารณาถึงความปลอดภัยของเครื่อง และสภาพการทำงานเป็นหลัก
• จัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับการติดตั้ง เช่น ระบบพลังงานไฟฟ้า ต้องติดตั้งระบบไฟฟ้าใหม่หรือไม่ การติดตั้งปลั๊กและสายไฟฟ้าสำหรับการติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์
• ระบบเครื่องปรับอากาศและการควบคุมความชื้นซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ และจะต้องติดตั้งขนาดใดจึงจะเหมาะสม
• การจัดเตรียมบุคลากรต่าง ๆ สำหรับใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ จะต้องมีการฝึกอบรมให้พร้อมก่อนที่จะติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์
• การเตรียมงานสำหรับการทำงานกับเครื่อง ควรจัดเตรียมให้พร้อมที่จะทำงานได้ทันที่เมื่อเครื่องได้ทำการติดตั้งเสร็จแล้ว
• พิจารณากำหนดให้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะติดตั้ง ให้อยู่ในความควบคุมดูแลรับผิดชอบของหน่วยงานใด หรือจะจัดตั้งเป็นศูนย์อิสระเป็นอีกหน่อยงานหนึ่งแยกออกมาต่างหาก

8 การจัดทำเอกสารโดยทาง (System Proposal) หลังจากการศึกษาความเหมาะสมแล้ว ทีมงานจะต้องจัดทำเอกสารโครงการ (System Proposal) ซึ่งเป็นเอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลต่าง ๆ ตารางและแผนภูมิแสดงถึงความสำคัญระหว่างระบบงานปัจจุบันและระบบงานที่จะทำการติดตั้งใหม่ เพื่อเปรียบเทียบผลเสีย หรือแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากการติดตั้งระบบใหม่ นำเสนอผู้บริหารเพื่อการตัดสินใจว่าควรจะใช้ระบบใหม่ตามที่เสนอนี้หรือไม่เพียงใด

คำศัพท์ ใบงานที่ 8                                               

Preliminary Investigation	การสำรวจเบื้องต้น
Organization and Function- Of Business System	การศึกษาโครงสร้างและหน้าที่ขององค์กร              ธุรกิจ
Organization Chart	รูปแผนภูมิการจัดองค์การ
Function Chart	แผนภูมิแสดงหน้าที่
Job Specification	การกำหนดหน้าที่ของตำแหน่งงาน
System Investigation	การศึกษาระบบงาน
Determination of System Adequacy	การพิจารณาความสามารถของระบบ
Man Power	กำลังคน
Machine Power	กำลังเครื่องจักร
Material	ปัญหาเกี่ยวกับวัตถุดิบสำหรับการผลิตสินค้า
Money	ปัญหาทางด้านการเงิน
Management	ปัญหาเกี่ยวกับระบบการบริหารงาน
Morale	ปัญหาเกี่ยวกับเรื่องขวัญและกำลังใจ
Problem Definition	การกำหนดปัญหา
Presentation	การจัดทำเอกสารเสนอผลงานเบื้องต้น
Steering Committee	คณะกรรมการพิจารณาการดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
Top Management	ผู้บริหารระดับสูง
Project Manager	หัวหน้าฝ่ายโครงการที่เกี่ยวข้อง
Information Requirement	ความต้องการทางด้านระบบข่าวสาร
System Proposal	การจัดทำเอกสารโครงการ

ใบงานที่ 7 เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
การออกแบบระบบมักจะใช้รูปภาพและสัญลักษณ์   เครื่องมือที่ใช้มีอยู่มากมายหลายชนิดแต่ละชนิดมีความแตกต่างกัน  ใช้ในโอกาสแตกต่างกัน  เครื่องมือแต่ละอย่างมีวิธีการสร้างคุณสมบัติ  และการใช้งานที่แตกต่างกัน  ขึ้นอยู่กับนักวิเคราะห์ระบบว่าจะนำไปใช้ในขั้นตอนใดซึ่งจะต้องศึกษาคุณสมบัติของเครื่องมือนั้นให้เข้าใจเพื่อที่จะได้นำ  ไปใช้อย่างถูกขั้นตอนและถูกต้องตามวิธีใช้งานของเครื่องมือแต่ละชนิด

แผนภูมิ Block Diagram
เป็นแผนภูมที่มีลักษณะของการใช้ Block สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นตัวแทนของกิจกรรม (Activity)  ต่าง ๆ หรือใช้แทนความคิดที่ต้องการจะทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งสามารถนำไปใช้ในการเขียนเป็นแผนภูมิของกิจกรรมต่าง ๆ ได้หลายอย่าง เช่น

1.การใช้  Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)  ซึ่งเป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่ายแบ่งเป็นแผนก เป็นหน่วย มีงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงานและหน่วยงานต่าง ๆ เหล่านั้นมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันในทางสายการบังคับบัญชากันอย่างไรเป็นต้น

2. การใช้  Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิการทำงานของระบบงาน (SystemFlowchart)  เป็นแผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ในการทำงานของระบบใด ๆ ว่าในระบบนั้นมีความสัมพันธ์กันอย่างไร

3.การใช้ Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม  (Program Flowchart)  เป็นแผนภูมิแสดงการทำงานของโปรแกรมแบบเป็นขั้นตอน  ตั้งแต่เริ่มต้นโปรแกรม  ดำเนินไปตามขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม  ไปจนสิ้นสุดการทำงาน ซึ่งอาจจะแบ่งออกเป็น Routine การทำงานใหญ่ ๆ

4.การใช้ Block Diagram  ในการเขียนแผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล (Data FlowDiagram : DFD) เป็นแผนภูมิที่ใช้สำหรับการแสดงการไหลไปของข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติงานไปตามลำดับขั้นตอนกันอย่างไรบ้าง

แผนภูมิการจัดองค์กร  (Organization Chart)
เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีโครงสร้างหรือการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร  เช่น  แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงาน และหน่วยงานเหล่านั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับบัญชากันอย่างไร  รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละตำแหน่ง  ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้แผนภาพองค์กรนี้ในการสัมภาษณ์  และสอบถามข้อมูลจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กรได้  เนื่องจากแผนภาพนี้แสดงถึงโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ  แต่ความสัมพันธ์ที่แท้จริงของแต่ละตำแหน่งในทางปฏิบัติงานจริงอาจมีความแตกต่างกันบ้าง  นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องศึกษาและสอบถามจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กร

ภาพที่ 7.1  แสดงแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)

แผนภาพการแจกจ่ายงาน  (Work Distribution  Chart)
เป็นแผนภาพแสดงการแจกจ่ายงาน  ซึ่งแสดงให้เห็นถึงงานต่าง ๆ  ที่ต้องกระทำว่ามีอะไรบ้าง  ใครเป็นผู้ทำ  และใช้เวลาเท่าใด รวมทั้งยังช่วยผู้บริหารโครงการแจกจ่ายงานให้แต่ละบุคคลได้อย่างทั่วถึงและสมดุล

งาน/บุคคล	สมศิริ  Assistance Manager	ปิยะฉัตร  Purchasing Supervisor	นงลักษณ์  Purchasing Clerk	พรทิพย์  Store Receiver
การสั่งซื้อสินค้า		ตรวจสอบตาคา  และจำนวนที่สั่ง  (10)	พิมพ์ใบสั่งซื้อ (5)
การตรวจสอบ	ตรวจสอบและ  อนุมัติใบสั่งซื้อ	ตรวจทานใบสั่งซื้อ(2)
การรับสินค้า				ตรวจสอบสินค้าที่รับกับรายการที่สั่ง (15)
อื่น ๆ	จัดการประชุม(10)	ดูรายละเอียดปลีกย่อย (15)	จัดเก็บเอกสารการ  สั่งซื้อ (10)	จัดเก็บเอกสารการ  รับของ (10)

ภาพที่ 7.2 แสดงแผนภาพการแจกจ่ายงาน

แผนภูมิ  Gantt chart  (Gantt’s  Chart)
เป็นแผนภูมิแท่งชนิด  Bar Chart อย่างหนึ่ง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องกระทำกับระยะเวลาหรือเวลาสำหรับการปฏิบัติงานของกิจกรรมนั้น ๆ การเขียน Gantt  chart จะต้องกำหนดเวลาของแต่ละโครงงาน ซึ่งจะแสดงภาพรวมของโครงการนั้น ๆ  ทำให้เข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น  บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถทำการตรวจสอบความก้าวหน้าในการวิเคราะห์ระบบได้  อย่างเข้าใจและรวดเร็วมากขึ้น
Gantt chart ที่สร้างในส่วนบนตามแนวนอนของตารางจะแสดงหน่วยของเวลา ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมง วัน สัปดาห์ เดือน หรือหน่วยเวลาตามที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนด ส่วนด้านข้างตามแนวตั้งของตาราง บรรทัดบนสุดจะเป็นชื่อโครงการ บรรทัดถัดมาจะเป็นรายละเอียดของโครงการต่าง ๆ หรือขั้นตอนของโครงการซึ่งมักตั้งชื่อง่าย ๆ ที่สามาถเข้าใจได้ว่าโครงการนั้นทำอะไร

ภาพที่ 7.3  แสดงแผนภูมิ  Gantt chart

ปฏิทินการปฏิบัติงาน  (Time Schedule  and Time  Table)
เป็นปฏิทินในรูปลักษณะของตาราง ซึ่งแสดงถึงงานที่ต้องทำ วันที่ที่เริ่มทำงานและ  วันที่ที่ทำงานแล้วเสร็จ

กิจกรรมที่ต้องปฏิบัติ	เริ่มทำงานวันที่	สิ้นสุดการทำงานวันที่
การวิเคราะห์ระบบงานทะเบียน	1 ม.ค.  2548	15  ม.ค.  2548
การออกแบบระบบ	10  ม.ค.  2548	10  ก.พ.  2548
การพัฒนาระบบงานทะเบียน	15  ก.พ.  2548	31  ม.ค.  2548
การทดสอบปรับปรุงแก้ไขระบบ	15  ม.ค.  2548	15  เม.ย.  2548
การบำรุงรักษาระบบ	15  ม.ค.  2548	--------

ภาพที่ 7.4  แสดงทินการปฏิบัติงาน

ตาราง  Input/Output Table
เป็นตารางที่ใช้สำหรับการสร้างหรือออกแบบตาราง  Output หรือตารางเสนอผลการประมวลผลต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วยส่วนสำคัญ ๆ 2 ส่วน คือ
1.  ส่วนที่เป็นรายการ Input  ประกอบด้วย รายการต่าง ๆ ทั้งหมดที่จะนำมาประมวลผลส่วนนี้จะอยู่ทางด้านซ้ายมือของตารางสำหรับใช้ในการเลือกเป็นรายการของตารางปกติตารางหนึ่ง ๆ จะมีรายการที่มีความสัมพันธ์ประมาณ 2-5 รายการ แต่ถ้ารายการมีมากเกินไปจะต้องทำเป็นตารางเชิงซ้อนซึ่งอาจมีความซับซ้อนยุ่งยากเกินไป  จึงนิยมแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย เสียก่อน  แล้วจึงนำมาเข้าเป็นตารางต่อไป
2.  ส่วนของเลขตาราง  ซึ่งในส่วนนี้จะมีจำนวนตารางเท่าใดก็ได้ 

ประโยชน์ของตาราง  Input/Output Table

1. ทำให้ทราบจำนวนตารางที่ได้ทำการออกแบบทั้งหมด
2. ทำให้ทราบความสัมพันธ์ของรายการต่าง ๆ ของแต่ละตาราง ซึ่งจะเป็นการง่ายในการออกแบบตารางต่อไป
3. เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่า  มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้รับการออกแบบตารางจะได้ทำการออกแบบตารางของรายการนั้น ๆ ต่อไป
4. เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่าตารางใดบ้างที่มีรายการซ้ำกัน ที่ควรจะทำการตัดออก

รายการ	T1	T2	T3	T4	T5	T6	T7	T8	T9
1.  IDNO
2.  เพศ	/	/	/	/	/	/	/
3.  วันเดือนปีเกิด		/
4.  วันเดือนปีที่เข้าทำงาน			/	//			/		/
5.  ตำแหน่ง					/	//		/	/
6.  แผนก
7.  เงินเดือน				/		/	/	/	/
8.  การศึกษา	/	/						/
9.  สภาพการสมรส

ภาพที่ 7.5  แสดงตาราง Input/Output Table 

การวิเคราะห์ข่ายงาน  (Network Analysis)
แผนภาพเครือข่าย (Network) คือ แผนภาพที่ใช้แสดงกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จลงอย่างมีระบบ ส่วนประกอบของเครือข่ายจะประกอบด้วย Node ซึ่งให้แสดงเหตุการณ์ต่าง ๆ โดยที่แต่ละ Node จะเชื่อมโยงด้วยเส้นตรงแสดงถึงความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งเวลาที่จะต้องใช้ในการทำกิจกรรมนั้น ๆ การเขียนตารางเวลาการทำงานโดยใช้เครือข่ายมีอยู่ 2 วิธีที่นิยมใช้กันอยู่ คือ

                1.  PERT : Program   Evaluation  and  Review  Technique
2.  CPM :  Critical  Path  Method

1.  PERT : Program  Evaluation  and  Review  Technique
เป็นแผนภาพที่ใช้สำหรับจัดตารางของงานในการพัฒนาระบบ  ซึ่งแสดงถึงลำดับการทำงานกับเวลา รวมทั้งยังอำนวยความสะดวกให้ผู้วางแผน พิจารณาว่างานใดที่มีผลกระทบทำให้งานอื่น ๆ ล่าช้ากว่ากำหนด แผนภาพนี้มีความละเอียดในการแสดงรายละเอียดของงานได้มากกว่า Gantt Chart ที่แสดงเพียงลำดับของงานกับเวลา
PERT เป็นเครื่องมือสำหรับการวางแผนและควบคุมให้งานต่าง ๆ สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด และยังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุการณ์และกิจกรรมต่าง ๆ ที่จำเป็นในการทำให้โครงการที่วางไว้สำเร็จลุล่วง

ภาพที่ 7.6  แสดงแผนภาพ PERT : Program Evaluation and Review Technique

ข้อดีของ PERT

1. ใช้พิจารณาจัดลำดับงานต่าง ๆ โดยเฉพาะงานที่ต้องทำเป็นอิสระจากกัน
2. ใช้ประมาณเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมทั้งเวลาที่ใช้ทั้งโครงการ
3. สามารถชี้ให้เห็นงานที่มีผลกระทบต่องานอื่น ๆ ทั้งโครงการ ถ้างานนั้นสำเร็จล่าช้ากว่ากำหนด
4. ใช้ประมาณค่าเฉลี่ยของเวลาที่ใช้สำหรับการทำตารางใหม่ เพื่อให้โครงการสำเร็จ
5. ใช้คำนวณเวลาที่ต้องใช้มากที่สุดสำหรับโครงการ

2.  CPM : Critical Path Method
เป็นเครื่องมือทางด้านการจัดการเพื่อใช้ในการกำหนด  การรวม  และวิเคระห์กิจกรรม 
ต่าง ๆ  ที่จะต้องทำในโครงการอย่างประหยัดที่สุดและให้เสร็จทันเวลา  โดยเริ่มจากการแยกกิจกรรมต่าง ๆ ในโครงการออกเป็นกิจกรรมย่อย ๆ  ซึ่งกิจกรรมแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้เวลาในการทำงานเป็นช่วงเวลาหนึ่ง  ฉะนั้นจึงจะมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม  ใช้ลูกศรเชื่อมระหว่างกิจกรรมและมีลำดับหรือคำอธิบายกิจกรรมและตัวเลขกำกับไว้ที่ลูกศรแต่ละอันซึ่งตัวเลขที่กำกับนี้จะเป็นเวลาที่ใช้ทำงานจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง 
Critical Path คือ การคำนวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรมสุดท้าย หากมีกิจกรรมที่ทำพร้อมกัน (เส้นขนานกัน) ให้ใช้เวลาที่นานที่สุดมาทำการคำนวณ

ภาพที่ 7.7  แสดงกำหนดเวลา CPM : Critical Path Method

Critical Path คือ 1-2-3-4-5-6-7 ใช้เวลาทั้งหมด 10 วัน

คำศัพท์  ใบงานที่ 7
เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

Block Diagram	แผนภูมิ
Organization Chart	แผนภูมิการจัดองค์กร
System Flowchart	แผนภูมิการทำงานของระบบงาน
Program Flowchart	แผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของ-โปรแกรม
Data Flow Diagram:DFD	แผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล
Work Distribution Chart	แผนภาพการแจกจ่ายงาน
Time Schedule and Time Table	ปฏิทินการปฏิบัติงาน
Network Analysis	การวิเคราะห์ข่ายงาน
Critical Path	การคำนวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรม

 

ใบงานที่ 6 หลักการเขียนผังงานระบบ

หลักการเขียนผังงานระบบ
ผังงานระบบ  คือ   รูปภาพหรือสัญลักษณ์ที่ใช้แทนลำดับ  หรือขั้นตอนในโปรแกรมรูปภาพหรือสัญลักษณ์ที่ใช้เป็นเอกลักษณ์  และแทนความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง

ประเภทของผังงาน
โดยทั่วไปผังงานคอมพิวเตอร์แบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ 

1. ผังงานระบบ(System  Flowchat)

เป็นผังงานที่แสดงถึงขั้นตอนการทำงานภายในระบบหนึ่ง ๆ โดยจะแสดงถึงความเกี่ยวข้องของส่วนที่สำคัญต่าง ๆ ในระบบนั้น เช่น เอกสารเบื้องต้น  หรือสื่อบันทึกข้อมูลที่ใช้อยู่เป็นอะไร  และผ่านไปยังหน่วยงานใด  มีกิจกรรมอะไรในหน่วยงานนั้น  แล้วจะส่งต่อไปหน่วยงานใด  เป็นต้น  ดังนั้นผังงานระบบอาจเกี่ยวข้องกับคน  วัสดุ  และเครื่องจักร  ซึ่งแต่ละจุดจะประกอบไปด้วย   การนำข้อมูลเข้า  วิธีการประมวลผลและการแสดงผลลัพธ์       (Input – Process - Output) ว่ามาจากที่ใดอย่างกว้าง ๆ จึงสามารถเขียนโปรแกรมจากผังงานระบบได้

1. ผังงานโปรแกรม(Program Flowchat) หรือเรียกสั้น ๆ ว่า ผังงาน

ผังงานประเภทนี้แสดงถึงขั้นตอนของคำสั่งที่ใช้ในโปรแกรม  ผังงานนี้อาจสร้างจากผังงานระบบโดยผู้เขียนผังงานจะดึงเอาแต่ละจุดที่เกี่ยวข้องการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ปรากฏในผังงานระบบมาเขียน  เพื่อให้ทราบว่าถ้าจะใช้คอมพิวเตอร์ทำงานในจุดนั้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตามต้องการ  ควรที่จะมีขั้นตอนคำสั่งอย่างไร  และจะได้นำมาเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทำงานต่อไป

การใช้งานผังงานระบบ 
เพื่อให้ทราบถึงความเกี่ยวพันของระบบตังแต่เริ่มต้น  ว่ามีการปฏิบัติแต่ละขั้นตอนอย่างไร  ใช้วิธีการอะไรบ้าง  เหมาะสำหรับผู้บริหาร  ผู้วิเคราะห์ระบบ  และผู้เขียนโปรแกรม  จะไดทราบถึง ความสัมพันธ์  ของแผนกต่าง ๆ

ตัวอย่าง ผังงานระบบและผังงานโปรแกรมของการคำนวณพื้นที่สามเหลี่ยม  100  รูป

ผังงานระบบ                                                                                                                ผังงานโปรแกรม

ประโยชน์และข้อจำกัดของผังงานระบบ 
ผังงานระบบเป็นเอกสารประกอบโปรแกรม ซึ่งจะช่วยให้การศึกษาลำดับขั้นตอนของโปรแกรมง่ายขั้น จึงนิยมเขียนผังงานระบบประกอบการเขียนโปรแกรม ด้วยเหตุผลดังนี้
1 คนส่วนใหญ่สามารถเรียนรู้และเข้าใจผังงานระบบได้ง่าย เพราะผังงานระบบไม่ขั้นอยู่กับภาษาคอมพิวเตอร์ภาษาใดภาษาหนึ่งโดยเฉพาะ
2 ผังงานระบบเป็นการสื่อความหมายด้วยภาพ ทำให้ง่ายและสะดวกต่อการพิจารณาถึงลำดับข้นตอนในการทำงาน ซึ่งน่าจะดีกว่าบรรยายเป็นตัวอักษร การใช้ข้อความหรือคำพูดอาจจะสื่อความหมายผิดไปได้
3 ในงานโปรแกรมที่ไม่สลับซับซ้อน สามารถใช้ผังงานระบบตรวจสอบความถูกต้องของลำดับขั้นตอนได้ง่าย ถ้ามีที่ผิดในโปรแกรมจะแก้ไขได้สะดวกและรวดเร็วขั้น
4 การเขียนโปรแกรมโดยพิจารณาจากผังงานระบบ สามารถทำให้รวดเร็วและง่ายขั้น
5 การบำรุงรักษาโปรแกรมหรือการเปลี่ยนแปลงแก้ไขโปรแกรมให้มีประสิทธิภาพถ้าดูจากผังงานระบบจะช่วยให้สามารถทบทวนงานในโปรแกรมก่อนปรับปรุงได้ง่ายขั้น

ข้อจำกัดของผังงานระบบ 
ผู้เขียนโปรแกรมบางคนไม่นิยมการเขียนผังงานระบบก่อนที่จะเขียนโปรแกรมเพราะ
เสียเวลาในการเขียนเป็นรูปภาพหรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ นอกจากนี้ยังมีเหตุผลอื่น ๆ ได้แก่
1 ผังงานระบบเป็นการสื่อความหมาระหว่างบุคคลต่อบุคคลมากกว่าที่จะสื่อความหมายระหว่างบุคคลกับเครื่อง เพราะผังงานระบบไม่ขึ้นอยู่กับภาษาคอมพิวเตอร์ภาษาใดภาษาหนึ่ง ทำให้เครื่องไม่สามารถรับและเข้าใจว่าในผังงานระบบนั้นต้องการให้ทำอะไร
2 บางครั้งเมื่อพิจารณาจากผังงานระบบ จะไม่สามารถทราบได้ว่า ขั้นตอนการทำงานใดสำคัญกว่ากัน เพราะทุก ๆ ขั้นนอนจะใช้รูปาภพหรือสัญลักษณ์ในลักษณะเดียวกัน
3การเขียนผังงานระบบเป็นการสิ้นเปลือง เพราะจะต้องใช้กระดาษและอุปกรณ์อื่น ๆ ประกอบการเขียนภาพ บางครั้งการเขียนผังงานระบบอาจจะต้องใช้กระดาษมากกว่า 1 แผ่นทั้ง ๆ ที่การอธิบายงานเดียวกันจะใช้เนื้อที่เพียง 3-4 บรรทัดเท่านั้น
4 ผังงานระบบจะมีขนาดใหญ่ ถ้าโปรแกรมที่พัฒนาเป็นงานใหญ่ ทำให้ผังงานระบบแลดูเทอะทะไม่คล่องตัว และถ้ามีการปรับเปลี่ยนผังงานระบบจะทำได้ยาก บางครั้งอาจจะต้องเขียนผังงานขั้นใหม่
5 ในผังงานระบบจะบอกขั้นตอนการปฏิบัติงานว่าเป็นลำดับอย่างไร ปฏิบัติงานอะไรแต่จะไม่ระบุให้ทราบว่าทำไมจึงต้องเป็นลำดับและต้องปฏิบัติงานอย่างนั้น
6 ในภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันในปัจจุบัน เช่น ภาษาซี ผังงานระบบไม่สามารถแทนลักษณะคำสั่งในภาษาได้ชัดเจน ตรงไปตรงมา
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานระบบ 
การเขียนผังงานระบบต้องใช้สัญลักษณ์ต่าง ๆ นำมาเรียงกัน เพื่อแสดงลำดับขั้นตอนการทำงาน โดยมีลูกศรเชื่อมระหว่างภาพต่าง ๆ สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานระบบที่นิยมใช้กันนั้นเป็นสัญลักษณ์ของหน่วยงานสถาบันมาตรฐานแห่งชาติสหรัฐอเมริกา (American National Standard Institute : ANSI) และองค์การมาตรฐานนานาชาติ
(International Standard Organization : ISO)หน่วยงานดังกล่าว ทำหน้าที่รวบรวมและกำหนดสัญลักษณ์มาตรฐานที่จะใช้เขียนผังงานระบบ ดังนี้
ตารางที่ 6.1 แสดงสัญลักษณ์และความหมายของผังงานระบบ

ตารางที่ 6.1 แสดงสัญลักษณ์และความหมายของผังงานระบบ

สัญลักษณ์	ความหมาย	ตัวอย่างการใช้	คำอธิบาย
	แสดงการเริ่มต้น หรือการสิ้นสุดของการเขียนผังงานระบบ (Terminal Interrupt)		1 เริ่มผังงานระบบ 2 จบผังงานระบบ
	การรับข้อมูลหรือแสดงข้อมูล (Input Output Media)		1 รับ(อ่าน) ค่า A โดยไม่ระบุสื่อที่บันทึกค่า A 2แสดงค่า B โดยไม่ระบุสื่อ
	การรับข้อมูลหรือแสดงข้อมูลโดยใช้บัตรเจาะรูเป็นสื่อ(Punch card)		รับ (อ่าน)ค่า A ที่บันทึกบนบัตร 1 ใบ
	การรับข้อมูลหรือแสดงข้อมูลโดยใช้เทปกระดาษ (Punch Tape)		อ่านค่า ID ที่บันทึกบนเทปกระดาษ
	การรับข้อมูลหรือ แสดงข้อมูลโดยใช้ เทปแม่เหล็กเป็นสื่อ (Magnetic Tape)
สัญลักษณ์	ความหมาย	ตัวอย่างใช้	คำอธิบาย
	การแสดงข้อมูลหรือผลลัพธ์พิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ลงบนกระดาษต่อเนื่อง (Continuous Paper)		ให้พิมพ์ค่า A ทางกระดาษต่อเนื่อง
	การแสดงผลลัพธ์ทางจอภาพ (Display)		แสดงค่า A ทางจอภาพ
	แสดงผลการประมวลเช่น การคำนวณ หรือการกำหนดค่า		1 คำนวณค่า A บวกค่า B 2 กำหนดให้Sum= 0
	เส้นแสดงทิศทางสำคัญของการทำงานตามปลายลูกศร (Flow Line)
	แสดงจุดต่อเนื่องจาก ที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งของผังงานระบบหนึ่ง ๆ ที่ไม่สะดวกจะใช้เส้นโดยหมายถึงจุดต่อเนื่องที่อยู่ในหน้าเดียวกัน		หลังจากพิมพ์ค่าA แล้งให้ทำตามที่จุดต่อเนื่องชื่อ ซึ่งอยู่ในหน้าเดียวกัน
	แสดงจุดต่อเนื่องที่อยู่คนละหน้า (Off-Page Connector)		หลังจากกำหนดค่า A=3 แล้วให้ไปทำตามจุดต่อเนื่องชื่อ B ซี่งไม่ได้อยุ่หน้าเดียวกัน
	การอธิบายส่วนใดส่วนหนึ่งในผังงานระบบเพิ่มเติมหรือเป็นการหมายเหตุ (Annotation or Comment)		ค่า A คือค่าของ AGE

หลักเกณฑ์ในการวิเคราะห์งาน 
                การวิเคราะห์งานหรือการวิเคราะห์ปัญหา นับวาเป็นหัวใจสำคัญของการเขียนโปรแกรมหรือชุดคำสั่ง ต่าง ๆ เพื่อสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงาน การวิเคราะห์งานเป็นการศึกษาถึงลักษณะและรายละเอียดของปัญหาเกี่ยวกับงานที่ต้องการเขียนโปรแกรมเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์นำมาศึกษา วิเคราะห์และดีความเพื่อช่วยให้เข้าใจง่ายนั้นได้ดียิ่งขั้นเช่น ต้องการให้เครื่องทำงานอะไร ลักษณะผลลัพธ์ที่ต้องการแสดง วิธีการประมวลผลที่ต้องใช้ และข้อมูลที่จะต้องป้อนเข้าไป
กล่าวโดยสรุป การวิเคราะห์งานจะเป็นการศึกษาผลลัพธ์(Output) ข้อมูลที่นำเข้า (Input) และวิธีการประมวลผล(Process) รวมทั้งการกำหนดชื่อตัวแปร (Variable) ที่จะใช้ในโปรแกรมนั่นเองวิธีการวิเคราะห์งานให้ได้ผลดีนั้นมีหลายแบบ แต่หลักเกณฑ์ใหญ่ ๆ ที่นิยมใช้กันอย่างทั่วไปสามารพแยกเป็นข้อ ๆ ด้ามลำดับดังต่อไปนี้
1             สิ่งที่โจทย์ต้องการ หมายถึง สิ่งที่ต้องการให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำให้ เช่น ต้องการให้คำนวณคะแนนเฉลี่ยของนักศึกษา ต้องการให้คำนวณเงินเดือนและค่าแรง เป็นต้นงานแต่ละชิ้นอายต้องกานใช้เครื่องทำงานให้มากว่าหนึ่งอย่าง ซึ่งควรจะเขียนไว้เป็นข้อ ๆ ให้ชัดเจน การพิจารณาถึงสิ่งที่โจทย์ต้องการเป็นส่วนที่สำคัญมาก เพราะถ้าไม่ทราบก็ไม่สามารถจะทำขั้นตอนต่อไปได้เลย หรือถ้าเข้าใจส่วนนี้ผิดก็จะทำให้งานขั้นตอนต่อไปผิดหมด
2      ผลลัพธ์ที่ต้องแสดง (Output) หมายถึง การวิเคราะห์ลักษณะของงาน หรือรูปแบบผลลัพธ์ที่ต้องการให้คอมพิวเตอร์แสดงออกมาว่าควรจะมีลักษณะอย่างไร มีรายละเอียดที่ต้องการให้แสดงในรายงานมากน้อยเพียงใด หรือรายละเอียดชนิดใดที่ไม่ต้องการให้แสดงออกมาในรายงาน ในกรณีนี้เป็นหน้าที่ของผู้เขียนโปรแกรมเองว่าจะต้องการรูปแบบรายงานออกมาโดยมีรายละเอียดที่จำเป็นและสวยงามเพียงใด เนื่องจากรายงานหรือผลลัพธ์นี้มีความสำคัญต่อผู้บริหาร เนื่องจากผู้บริหารจะใช้รายงานหรือผลลัพธ์ไปช่วยในการตัดสินใจวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้
3 ข้อมูลที่ต้องนำเข้า (Input) หมายถึง ข้อมูลที่ต้องป้อนเข้ามาเพื่อใช้ในการประมวลผล ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องจากการวิเคราะห์ลักษณะของผลลัพธ์ คือ เมื่อพิจารณาถึงลักษณะของ Output ที่แน่นอนแล้ว ข้อมูลที่ต้องนำเข้าไปก็ควรจะพิจารณาให้เหมาะสมกับผลลัพธ์ที่ต้องการแสดงด้วย ทั้งนี้อาจจะต้องพิจารณาถึงขั้นตอนในการประมวลผลควบคู่ไปด้วย
4 ตัวแปรที่ใช้ (Variable) หมายถึง การกำหนดชื่อแทนความหมายของข้อมูลต่าง ๆ เพื่อความสะดวกในการอ้างถึงข้อมูลนั้น และการเขียนโปรแกรมด้วยการตั้งชื่อตัวแปรที่ใช้ควรคำนึงถึงความหมายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล การตั้งขื่อตัวแปรนี้จะขึ้นอยู่กับกฎเกณฑ์ของภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการเขียนโปรแกรม เพราะภาษาคอมพิวเตอร์แต่ละภาษามีกฎเกณฑ์และความสามารถในการตั้งตัวแปรแตกต่างกันไป แต่โดยทั่ว ๆ ไป การตั้งชื่อตัวแปรจะพิจารณาความหมายของข้อมูลว่าตรงกับคำใดในภาษาอังกฤษ แล้วนำมาตัดแปลงหรือย่อให้เข้ากับหลักเกณฑ์ของภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้
5 วิธีการประมวลผล (Processing) หมายถึงวิธีการประมวลผลโดยแสดงขั้นตอนต่าง ๆ ที่ต้องทำตามาลำดับ เริ่มจาการรับข้อมูลนำไปประมวลผลจนได้ผลลัพธ์ ขั้นตอนนี้จะต้องแสดงการทำงานที่ต่อเนื่องตามลำดับ จึงต้องจัดลำดับก่อนหลังให้ถูกต้อง ในขั้นตอนของวิธีการนี้ถ้ายิ่งกระทำให้ละเอียดก็จะช่วยในการเขียนโปรแกรมยิ่งง่ายขึ้น

หลักทั่วไปในการเขียนผังงานระบบ 
                การเขียนผังงานระบบอาจจะเขียนลงในกระดาษที่มีแบบฟอร์มมาตรฐานที่เรียกว่า Flowchart Worksheet ซึ่งจะช่วยให้เขียนผังงานระบบได้สะดวกขึ้น ประหยัดเนื้อที่ ง่ายต่อการติดตามจุดต่อและดูเรียบร้อย หรือจะใช้กระดาษธรรมดาเขียนก็ได้ การเขียนรูปหรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ ในผังงานระบบ จะใช้ Flowchart Template ซึ่งเป็นแผ่นพลาสติกที่มีช่องเจาะเป็นรูปสัญลักษณ์ต่าง ๆ ของผังงานระบบเข้าช่วยก็ได้ ปัจจุบันมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้เขียนผังงานระบบที่มีความสวยงามและเป็นมาตรฐานมากยิ่งขึ้น

ในการเขียนผังงานระบบที่ดี ควรมีหลักเกณฑ์ ดังนี้ 
                1 มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดการทำงานเพียงจุดเดียวในหนึ่งผังงานระบบ
2 มีทางออกจากสัญลักษณ์ใด ๆ เพียงทางเดียว ยกเว้นสัญลักษณ์แสดงการตัดสินใจ        สามารถมีทางออกมาตั้งแต่ 2 ทางได้
3 มีการเข้าสู่สัญลักษณ์ใด ๆ เพียงทางเดียว ถ้าต้องการกระทำกระบวนการเดียวกันควรใช้สัญลักษณ์ตัวเชื่อม
4 ทิศทางลำดับของขั้นตอน ควรจะเริ่มจากบนลงล่าง ซ้ายไปขวา
5 ข้อความที่บรรจุในสัญลักษณ์ควรสั้น กะทัดรัด เข้าใจง่าย
6 ขนาดของสัญลักษณ์ที่ใช้ควรมีขนาดที่เหมาะสม สวยงาม
7 เส้นทางที่ใช้ในผังงานควรเป็นระเบียบเรียบร้อย ชัดเจน ไม่พันกันไปมาจนไม่สามารถทราบจุดตั้งต้นและจุดสิ้นสุดที่แน่นอนได้

คำศัพท์ 
บทที่ 6  หลักการเขียนผังงานระบบ

System Flowchart	ผังงานระบบ
Program Flowchart	ผังงานโปรแกรม
Process	วิธีการประมวลผล
Varialble	การกำหนดชื่อตัวแปร
Flowchart Worksheet	กระดาษที่มีแบบฟอร์มมาตรฐาน
Work Distribution Chart	แผนภาพการแจกจ่ายงาน
Time Schedule and Time Table	ปฏิทินการปฏิบัติงาน
Network Analysis	การวิเคราะห์ข่ายงาน
Critical Path	การคำนวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรม