ใบงานที่ 15 การศึกษาความเหมาะสมในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจ

การศึกษาความเหมาะสมในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจ 
นักวิเคราะห์ระบบได้ทำการวิเคราะห์ถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบอย่างถ่องแท้แล้วนอกจากนี้ยังจะต้องทำการจัดสรรให้ได้มาซึ่งอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพในการบริหารข้อมูล โดยจำเป็นจะต้องใช้วิธีการอย่างมีระบบในการชี้นำเพื่อตัดสินใจ 
ในปัจจุบัน ราคาเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์มีราคาที่ถูกลงกว่าแต่ก่อนมาก และซอฟต์แวร์มากมายหลากหลาย ก็ถูกนำออกมาจำหน่ายและเผยแพร่ในท้องตลาดนับไม่ถ้วนทำให้ทุกๆ องค์กรมีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานกันอย่างแพร่หลาย การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์จึงเป็นสิ่งที่ไม่ยากสำหรับยุคปัจจุบัน แต่การซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ก็ควรมีขั้นตอนในการจัดซื้อ เพื่อให้นำมาใช้งานได้ตามต้องการไม่เป็นการลงทุนที่สุญเปล่าในบทนี้จึงกล่าวถึงวิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์อย่างคุ้มค่า

วิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อ 
วิธีการและขั้นตอนในการพิจาณาจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟแวร์อย่างคุ้มค่าสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการพิจารณาคือ

1. สำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่มีอยู่แล้ว
2. การประมาณงานของระบบงานที่ใช้อยู่
3. พิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
4. ระดับต่างๆ ของคอมพิวเตอร์และการใช้งาน
5. พิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์ซอฟต์แวร์
6. ประมาณการต้นทุนและผลตอบแทน

เมื่อได้พิจารณาตามขั้นตอนดังกล่าวข้างต้นให้ดีแล้ว นำผลที่ได้รับมาเปรียบเทียบหาความเหมาะสมที่สุด

การสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่แล้ว 
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่แล้วในองค์กร และจัดทำออกมาในรูปแบบของบัญชีทรัพย์สินที่แสดงรายละเอียดของเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ แต่ถ้าได้มีการทำบัญชีทรัพย์สินเอาไว้แล้ว ให้นำบัญชีนั้นมาแล้วทำการสุ่มตัวอย่างขึ้นมาทำการตรวจสอบว่า อุปกรณ์และซอฟต์แวร์นั้นๆ มีคุณภาพหรือมีอุปกรณ์อยู่ครบตามบัญชีทรัพย์สินจริงหรือไม่ 
รายละเอียดของการสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ มีดังนี้

1. รุ่นยี่ห้อของอุปกรณ์ (Type of Equipment) ได้แก่ CPU อุปกรณ์เก็บข้อมูล Input Output อุปกรณ์สื่อสาร รุ่นอะไร ใครเป็นผู้ผลิต เป็นต้น
2. สถานะหรือสภาพปัจจุบันของอุปกรณ์ (Status) ได้แก่ อยู่ในระหว่างการสั่งซื้อกำลังใช้งานอยู่ เก็บเอาไว้ ชำรุดเสียหาย อยู่ในระหว่างการซ่อมบำรุง เป็นต้น
3. ประมาณอายุการใช้งานของเครื่อง (Age of Equipment) โดยนับจากวันที่ซื้อถึงวันที่ทำการสำรวจ
4. ประมาณอายุการใช้เครื่องรุ่นนั้นๆ สามารถใช้ได้ (Projected Life)
5. ตำแหน่งที่ตั้งของเครื่อง (Location) อยู่ที่ใด ห้องใด ชั้นใด โต๊ะใคร
6. เครื่องอยู่ในความรับผิดชอบของฝ่ายใดหรือบุคคลใด (Who s Responsible)
7. สถานภาพทางการเงินและกรรมสิทธิ์ของเครื่อง (Financial Arrangement for Equipment) ธุรกิจได้ซื้อขาด หรือเช้าซื้อ หรือเช่า ถ้าเป็นการเช่าหรือเช้าซื้อจะตองมีการตรวจสอบสัญญาต่างๆ ว่ามีข้อผูกพันกันอย่างไรด้วย

การประมาณงานของระบบงานที่ใช้อยู่ 
เป็นการประมาณปริมาณงานของระบบ (Estimating Workloads) ที่เครื่องคอมพิวเตอร์จะต้องรองรับได้ ซึ่งจะต้องคำนึงถึงปริมาณงานที่จะเกิดขึ้นในปัจจุบันแต่ละวัน เพื่อพิจารณาดูว่าเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องที่มีอยู่แล้วนั้นสามารถที่จะรองรับการทำงานนั้นๆ ได้หรือไม่ นอกจากจะมองงานที่เกิดในปัจจุบันแล้ว ยังจะต้องมองไปในอนาคตอีกด้วย ถ้าหากงานมีโอกาสเพิ่มมากขึ้น เครื่องคอมพิวเตอร์หรือปุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องยังสามารถที่จะรองรับงานในอนาคตได้อีกนานแค่ไหนและได้ปริมาณมากน้อยเพียงใด
การมองหาเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องจ้ะองคำนึงถึงประสิทธิภาพของเครื่องที่สามารถจะรองรับงานที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน และงานที่อาจจะมีการขยายตัวเพิ่มมากขึ้นต่อไปอีกในอนาคตได้ ซึ่งจะทำให้ลดความยุ่งยากในการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องใหม่และจะต้องทำการถ่ายข้อมูลจากระบบเก่าสู่ระบบไหม้ด้วย

การพิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 
หน้าที่ในการพิจารณาจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องเป็นของผู้บริหารผู้ใช้ระบบ และนักวิเคราะห์ระบบที่จะต้องร่วมมือกันพิจารณา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่ทำการประเมินในขั้นต้นก่อนที่จะถึงการประเมินของผู้บริหาร ฉะนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของคอมพิวเตอร์โดยคร่าวๆ เพื่อนที่จะนำไปใช้เป็นความรู้ประกอบการพิจารณาด้วย สิ่งที่ควรจะดูโดยทั่วไปแล้ว คือ ระยะเวลาที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล การรับข้อมูลเข้า และการออกผลลัพธ์ ความจะในการเก็บข้อมูล ความสามารถในการขยายหน่วยความจำ และอัตราความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) เป็นต้น นอกจากนี้ยังควรดูด้วยว่าเครื่องนั้นๆ สามารถที่จะทำการ Upgrade ได้มากน้อยเพียงใด ซึ่งจะต้องทำการเปรียบเทียบกันหลายๆ เครื่อง หลายๆ ยี่ห้อด้วย เพื่อให้ได้เครื่องและอุปกรณ์ที่เหมาะสมที่สุด
เมื่อทำการตรวจสอบและได้ผลการตรวจสอบและเปรียบเทียบอย่างพอเพียงแล้ว ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการพิจารณาก็จะต้องทำการตัดสินใจว่าจะทำการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เพิ่มหรือจะใช้ของเดิมที่มีอยู่แล้ว

ระดับต่างๆ ของคอมพิวเตอร์และการใช้งาน 
ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีได้พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว เพราะความรวดเร็วของเทคโนโลยีนี้เองเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการศึกษาถึงรุ่นและแบบต่างๆ ของอุปกรณ์เครื่องคอมพิวเตอร์ ทุกครั้งที่จะต้องมีการพิจารณาจัดสรรอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ใหม่ๆ ต่อเครื่องคอมพิวเตอร์เองก็มีอยู่หลายระดับ เช่น ไมโครคอมพิวเตอร์ มินิคอมพิวเตอร์ และเมนเฟรม ที่ต้องศึกษาและนำมาพิจารณา ดังนี้

1. ไมโครคอมพิวเตอร์ (Microcomputer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่ทั่วไปเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดเล็ก ราคาในปัจจุบันไม่แพงมาก แต่คุณภาพและประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นกว่าในสมัยก่อนมาก คาดว่าในอนาคตคงจะมีแต่การใช้ไมโครคอมพิวเตอร์กันหมดไม่มีใครใช้มินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเหรมอีกต่อไป
2. มินิคอมพิวเตอร์ (Minicomputer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับกลาง เหมาะสำหรับการนำไปทำเป็นระบบเครือข่ายและรองรับการทำงานของระบบข้อมูลใหญ่ๆ เช่น การต่อพ่วงอุปกรณ์ต่าง ๆ ราคาจะสุงกว่า ไมโครคอมพิวเตอร์
3. เมนเหรม (Mainframe) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับใหญ่ ที่มีไมโดรโพเซสเซอร์หลายตัวในเครื่องเดียว มีการประมวลผลแบบขนาน (Parallel) ทำให้อัตราการประเมินผลมีความรวดเร็วอย่างมาก และยังสามารถที่จะต่อพ่วงอุปกรณ์ต่างๆ มีความยืดหยุ่นค่อนข้างสูงเป็นเครื่องที่เหมาะสำหรับหน่วยงานใหญ่ที่ต้องการประมวลผลอย่างรวดเร็ว และมีความเชื่อถือได้ (Reliability) สูง ส่วนราคาก็ค่อยข้างสูงจึงนิยมใช้กันเฉพาะกับหน่วยงานใหญ่ๆ ที่มีระบบงานซับซ้อนและต้องการความเชื่อถือได้ของเครื่องคอมพิวเตอร์สูงเท่านั้น

การพิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์ซอฟแวร์ 
ปัจจุบันซอฟต์แวร์อยู่มากมายหลายชนิดในท้องตลาด ซึ่งสามรถแบ่งออกได้เป็น 3 กลุ่มใหญ่ ดังต่อไปนี้

1. ซอฟแวร์แบบแพคเกจสำเร็จรูป (Packaged Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ถูกเขียนขึ้นมาเพื่อใช้งานทั่วไป เช่น Lotus1-2-3-, dBase Version ต่างๆ , Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word เป็นต้น
2. ซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นสำหรับงานเฉพาะด้านสำหรับธุรกิจ (Application Software) เช่น ซอฟต์แวร์สำหรับระบบงานบัญชี ระบบงานสินค้าคงคลัง เป็นต้น
3. ซอฟต์แวร์ที่ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาระบบงาน (Software Tools) เป็นซอฟต์แวร์ที่นักวิเคราะห์ระบบหรือโปรแกรมเมอร์ใช้เพื่อการพัฒนาระบบงานหรือโปรแกรมขึ้นอีกที่หนึ่ง

การที่ซอฟต์แวร์มีอยู่มากมายหลากหลายในท้องตลาดนั้น ทำให้สามารถจะเลือกซื้อและใช้ได้ในทันที แต่ซอฟต์แวร์ก็มีจุดดีจุดเสียไม่เหมือนกัน การเลือกซื้อซอฟต์แวร์มาใช้งานจะต้องทำการเลือกอย่างรอบคอบ โดยมีหลักเกณฑ์ที่ใช้ในการพิจารณาซอฟต์แวร์แตกต่างกัน

หลักเกณฑ์ที่ใช้ในการพิจารณาซอฟต์แวร์ต่างๆ กันแบ่งออกเป็น 6 ข้อคือ

1. จะต้องเป็นซอฟต์แวร์ที่ตรงต่อความต้องการ (Requirements)
2. ประสิทธิภาพในการทำงานของซอฟต์แวร์ (Performance)
3. งานต่อการใช้งาน (Easy to Use)
4. มีความยืดหยุ่นพอควร (Flexibility)
5. คุณภาพของเอกสารและคู่มือการใช้ (Quality of Documentation)
6. การรับรองและส่งเสริมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของผู้ผลิตและผู้ขาย (Manufacturer Support)

การพิจารณาซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจนั้น นอกจากหลักเกณฑ์ 6 ข้อข้างต้นแล้ว ยังจะต้องมีการทำข้อมูลขึ้นมาอีก 1 ชุด เพื่อทดสอบซอฟต์แวร์นั้นๆ เพื่อประกอบการพิจารณาอีกชั้นหนึ่งว่าซอฟแวร์นั้นๆ ปฏิบัติงานได้ถูกต้องตามที่ได้สร้างเอาไว้หรือไม่ บางครั้งอาจจะต้องมีการวิเคราะห์ถึงจุดอ่อนและจุดแข็งของซอฟต์แวร์นั้นๆ ให้ดีเพื่อประกอบการพิจารณาต่อไป

การประมาณการต้นทุนและผลตอบแทน 
สิ่งสุดท้ายที่จะทำการวิเคราะห์ คือ กรคิดต้นทุนและผลตอบแทนที่จะได้รับจากระบบหากระบบต้องมีการใช้เงินในการลงทุนสูงมากเพื่อนำมาพัฒนา แต่ผลตอบแทนจากระบบกลับมีค่าที่ต่ำกว่า แสดงว่าหากมีการพัฒนาระบบขึ้นมาจริงๆ เงินที่ลงทุนไปกลับไม่คุ้มค่าต่อผลที่จะได้รับ จังไม่คุ้มที่จะทำการลงทุนในงานนั้นๆ

                กลุ่มของต้นทุน (Costs) สามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ

1. ต้นทุนที่สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจน (Tangible Costs)
2. ต้นทุนที่ไม่สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจน (Intangible Costs)

กลุ่มของผลตอบแทน (Benefit) สามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ

1. ผลตอบแทนที่สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจน (Tangible Benefit)
2. ผลตอบแทนที่ไม่สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจน (Intangible Benefit)

วิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์ต้นทุนและผลตอบแทน (Cost and Benefit Analysis Methods) เทคนิคที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์และเปรียบเทียบต้นทุนและผลตอบแทนสำหรับระบบงานที่นำเสนอ มีหลายวิธีได้แก่

1. การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน (Break – Even Analysis)
2. ระยะเวลาคืนทุน (Pay – Back Analysis)
3. มูลค่าปัจจุบัน (Present Value)

คำศัพท์  ใบงานที่ 15
การศึกษาความเหมาะสมในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจ

Type of Equipment	รุ่น ยี่ห้อของอุปกรณ์
Status	สถานะหรือภาพปัจจุบันของอุปกรณ์
Age of Equipment	ประมวลอายุของเครื่อง
Location	ตำแหน่งที่ตั้งของเครื่อง
Estimating Workloads	การประมาณปริมาณงานของระบบ
Microcomputer	ไมโครคอมพิวเตอร์
Minicomputer	มินิคอมพิวเตอร์
Mainframe	เมนเฟรม
Packaged Software	ซอฟต์แวร์แบบแพคเกจสำเร็จรูป
Requirements	ซอฟต์แวร์ที่ตรงต่อความต้องการ
Performance	ประสิทธิภาพในการทำงาน
Flexibility	มีความยืดหยุ่น
Quality of Documentation	คุณภาพของเอกสารและคู่มือการใช้
Manufacturer Support	การรับรองและส่งเสริมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์
Tangible Costs	ต้นทุนที่สามารถแสดงให้เห็นได้ชัดเจน
Intangible Costs	ต้นทุนที่ไม่สามารถแสดงให้เห็นได้ชัดเจน
Tangible Benefit	ผลตอบแทนที่สามารถแสดงให้เห็นได้ชัดเจน
Intangible Benefit	ผลตอบแทนที่ไม่สามารถแสดงให้เห็นได้ชัดเจน
Cost and Benefit Analysis Methods	วิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์ต้นทุนและ-ผลตอบแทน
Break-Even Analysis	การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน
Pay-Back Analysis	ระยะเวลาคืนทุน
Present Value	มูลค่าปัจจุบัน

ใบงานที่ 14 การจัดทำเอกสารประกอบการทำงาน

การจัดทำเอกสารประกอบการทำงาน 
                ในระหว่างเตรียมตัวติดตั้งระบบใหม่ให้กับองค์กร หลังจากการทำการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบจนได้ระบบงานใหม่ขึ้นมาอย่างสมบรูณ์ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องให้ความสนใจกับการจัดทำเอกสารต่างๆ ที่จะให้ผู้ใช้ระบบนำไปใช้ในการอ้างอิงเมื่อระบบงานได้ถูกนำไปใช้งานจริง ซึ่งก็คือ คู่มือการใช้ระบบ นอกจากนี้นักวิเคราะห์อาจจะต้องจัดให้มีการอบรม (Training Program) เพื่อเตรียมความพร้อมให้กับผู้ใช้ระบบด้วย

การจัดทำเอกสารสำหรับผู้ใช้ 
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องจัดทำเอกสารซึ่งอธิบายรายละเอียดถึงการปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ของระบบทุกระดับ เอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบงานสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ 
1. คู่มือการใช้ 
2. คู่มือการปฏิบัติการ 
3. เอกสารประกอบการฝึกอบรม 
ซึ่งเอกสารแต่ละประเภทจะรองรับจุดประสงค์ที่ใช้อ้างอิงแตกต่างกันออกไป แต่มีข้อที่เหมือนกันอย่างหนึ่ง คือ การจัดเตรียมเอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบงาน ต้องพยายามใช้คำพูดหรือคำศัพท์ที่ผู้ใช้ระบบงานทั่วไปเข้าใจ พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เทคนิคให้มากที่สุดเท่าที่จะจำได้ หากจำเป็นจะต้องใช้ศัพท์เทคนิค ควรจะมีคำอธิบายความหมายให้ผู้อ่านได้ทราบด้วยเสมอ 
ผู้ใช้ระบบงาน แบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ 
1. ผู้ใช้ที่ไม่ควรรู้เกี่ยวกับระบบเลย 
2. ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มาบ้าง แต่ต้องใช้เอกสารช่วย เพื่อค้นหาข้อมูลเมื่อต้องการหาข้อมูลบางอย่างเป็นบางครั้งบางคราว
ฉะนั้นเอกสารที่ประกอบไปด้วยขั้นตอนการทำงานต่างๆ อย่างละเอียด จะเหมาะสมกับผู้ใช้กลุ่มเรามากกว่า ส่วนเอกสารที่เป็นการรวบรวมขั้นตอนการทำงานต่างๆ ที่รวบรวมไว้แบบสั้นๆ ที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว จะเหมาะกับผู้ใช้กลุ่มหลังมากกว่า

คู่มือการใช้                                                                                            
เป็นเอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบงานที่นำเสนอข้อมูลการปฏิบัติงานต่างๆ ที่มีอยู่ทั้งหมดของระบบงานนั้น คู่มือการใช้จะประกอบด้วย ตัวอย่างหน้าจอ (Screen Displays) ซึ่งอธิบายว่าผู้ใช้ระบบสามารถกรอกข้อมูลลงในส่วนใดหรือจะดูข้อมูลประเภทนั้นๆ ได้จากตำแหน่งไหนบนจอภาพ เป็นต้น
คู่มือการใช้จะทำหน้าที่อธิบายและนำทางให้กับผู้ใช้ระบบทีละขั้นตอนตามลำดับ  เพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง  ข้อผิดพลาดที่แสดงไว้เป็นข้อความในระบบ  Error Messages  ที่อาจจะเกิดขึ้นในส่วนต่าง ๆ ของระบบซึ่งตัวระบบงานได้ดักเอาไว้นั้น  จะต้องแสดงให้ผู้ใช้ระบบทราบและบอกถึงความหมายของข้อความนั้น ๆ  โดยละเอียด  พร้อมทั้งทำแนะนำว่าผู้ใช้ระบบควรจะทำอย่างไรต่อไปด้วย
คู่มือการใช้จึงเป็นแหล่งการศึกษาเบื้องต้นสำหรับผู้ใช้งานระบบใหม่ที่ยังไม่คุ้นเคยกับระบบ  ดังนั้นหากนักวิเคราะห์ระบบและทีมงานจัดทำเอกสารคู่มือการใช้ได้ดีแล้ว  ย่อมจะส่งผลดีให้กับผู้ใช้ระบบยอมรับในตัวระบบได้ดีขึ้นด้วย  และยังทำให้ผู้ใช้ระบบสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

คู่มือการปฏิบัติงาน 
เป็นเอกสารที่ถูกจัดเตรียมขึ้นสำหรับพนักงานหรือทีมงานคอมพิวเตอร์เฉพาะ  ดังนั้นจึงจะค่อนข้างจะเกี่ยวโยงในด้านเทคนิคมากกว่าคู่มือการใช้โดยทั่วไป  คู่มือการปฏิบัติงานประด้วยหัวข้อต่าง ๆ  ดังนี้  คือ 
1.  สรุปขั้นตอนต่าง ๆ ทั้งหมดของระบบ
2.  Flowchart ของระบบงาน (Details System Flowchart)
3.  วิธีการจัดติดตั้งระบบ (Job Program Setup Instructions)
4.  ขั้นตอนการสำรองข้อมูลและระบบงาน (Backup Procedure)
5.  ขั้นตอนการเรียกคืนข้อมูลเพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ (Recovery and Restart Procedure)
การสรุปขั้นตอนต่าง ๆ  ทั้งหมดของระบบในคู่มือปฏิบัติงาน  ประกอบด้วย  รายละเอียดของขั้นตอนที่สำคัญ ๆ Inputและ Output ของแต่ละขั้นตอนก็ควรจะได้รับการอธิบายให้ได้ความสั้น ๆ  แผนภาพแสดงการไหลของข้อมูล (DFD)  ควรนำมาใช้แสดงสำหรับขั้นตอนที่สำคัญ ๆ  ด้วย
Flowchart  ของระบบควรจะแสดงให้เห็นในทุก ๆ ขั้นตอน  และตัวโปรแกรมต่าง ๆ  ควรมีการจัดพิมพ์เอกสารออกมา  พร้อมชื่อแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่ใช้ด้วย
ในบางกรณี  ระบบงานจำเป็นต้องมีการจัดตั้งระบบ  (Setup) ก่อนซึ่งรายละเอียดการจัดตั้งระบบอาจ  ประกอบด้วย
1.  การระบุว่าดิสก์หรือเทปอันไหนแบบไหนจะใช้ในการทำออนไลน์
2.  แก้ไขวันที่ของโปรแกรม
3.  แก้ไขข้อมูลที่ระบบทำการเก็บค่าเอาไว้ในครั้งก่อน
4.  การฟอร์แมตเทปหรือดิสก์ขึ้นมาใหม่
5.  วิธีการยกเลิกแฟ้มข้อมูลในเทปหรือดิสก์ที่ใช้เดิม
6.  ใส่ข้อมูลต่าง ๆ  ให้ระบบได้รับทราบก่อนที่จะใช้ เช่น  จอภาพเป็นสีหรือขวาดำเครื่องพิมพ์เป็นเครื่องรุ่นไหน  หรือตัวโปรแกรมอยู่ในไดเรอทอรี่ใด  และแฟ้มข้อมูลอยู่ตำแหน่งหรือไดเรอทอรี่ใดในดิสก์
การสำรองข้อมูลและการเรียกคืนข้อมูลกลับมาเพื่อใช้ใหม่  เป็นสิ่งสำคัญอีกสิ่งหนึ่งที่ระบบจะต้องมี  เพื่อให้สามารถรู้สถานการณ์ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดขึ้นในระบบ  ในขณะที่กำลังทำการปฏิบัติการอยู่     

เอกสารประกอบการฝึกอบรม 
ในปัจจุบัน  เอกสารประกอบการฝึกอบรมให้กับผู้ใช้ระบบ  สามารถใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด  การอบรมจึงเกิดขึ้นในหลายรูปแบบ  ตั้งแต่การนำเอาวีดิโอเทปมาใช้ช่วยในการอบรมแทนการสอนด้วยคนทั้งหมด  การใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยในการสอน  (Computer Based Tutorials)  การใช้เอกสารและคู่มือประกอบต่าง ๆ ในการอบรม  ส่วนการอบรมจะเจาะลึกแค่ไหนย่อมขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ระบบส่วนใหญ่  ที่จะเป็นผู้ส่งความต้องการใช้กับอบรม
เอกสารประกอบการฝึกอบรม  มักจะประกอบไปด้วย  ขั้นตอนต่าง ๆ  คล้าย ๆ  กับคู่มือการใช้แต่จะเพิ่มในส่วนของตัวอย่างและแบบฝึกหัด  สำหรับการฝึกฝนการทำงานของระบบตามขั้นตอนเพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถทำความเข้าใจระบบงานที่กำลังอบรมอยู่ได้มากขึ้น  จากตัวอย่างและแบบฝึกหัดที่ให้ทำ

การพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรม                                                                    
การฝึกอบรมเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีอยู่มากมาย  การฝึกอบรมแต่ละครั้งที่เกิดขึ้นนั้นมาจากความต้องการของผู้ใช้ระบบซึ่งมีมากขึ้น  และการพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรมให้แก่ผู้ใช้ระบบอาจต้องใช้เทคนิคที่ผิดแผนแตกต่างกันออกไป  หากต้องการวางหลักสูตรการฝึกอบรมขึ้นมาจริงแล้ว  ผู้วางหลักสูตรก็ควรจะตอบคำถามต่อไปนี้ให้ได้ 
คำถามดังกล่าว  คือ
1.  มีอะไรบ้างที่จะต้องเน้นการสอนให้กับผู้ใช้ระบบได้ทราบในหลักสูตรนี้
2.  จะทำอย่างไรให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจและเห็นภาพได้
3.  ผู้ใช้ระบบมีความรู้พื้นฐานทางระบบคอมพิวเตอร์เบื้องต้นหรือไม่ มากน้อยเพียงใด
4.  จะต้องมีการอบรมระบบคอมพิวเตอร์ให้กับผู้ใช้ระบบหรือไม่
5.  มีอะไรบ้างที่จะต้องบรรจุอยู่ในหลักสูตรการฝึกอบรม
6.  ใครจะเป็นผู้สอนดำเนินการฝึกอบรม
7.  วิธีการประเมินผลการฝึกอบรมของผู้ใช้ระบบที่ได้ผ่านการอบรมไปแล้วมีความรู้ความสามารถความเข้าใจระบบได้ดีตามความต้องการหรือไม่ อย่างไร

การฝึกอบรมผู้ใช้                                 
การฝึกอบรมผู้ใช้ให้เข้าใจถึงการใช้งาน  และการทำงานของระบบ  โดยเฉพาะถ้าระบบนั้นเป็นระบบใหม่ทั้งหมด  ฉะนั้นคู่มือการใช้  คู่มือปฏิบัติการ  เอกสารประกอบการฝึกอบรมเพียง  3  อย่างคงไม่เพียงพอที่จะให้ผู้ใช้งานในระบบใหม่เริ่มใช้งานได้ด้วยตนเอง  จากการอ่านหรือศึกษาเองจากคู่มือทั้ง  3  เล่ม  แต่จะต้องอบรมผู้ใช้ทีเดียวหลาย ๆ  คนในระยะเวลาสั้น ๆ  ช่วงหนึ่งซึ่งอาจจะเป็น  3  วัน  5  วันหรือ  7  วัน  สำหรับระบบงานที่ไม่ใหญ่มากนัก  ถ้าเป็นระบบงานที่ใหญ่มาก ๆ  อาจจะต้องใช้เวลามากกว่านั้น  เพื่อให้ผู้ใช้ระบบเกิดความคุ้นเคย  มีความเข้าใจในระบบงานและสามารถที่จะทำงานในระบบได้ด้วยตนเองมากที่สุด  อาจจะไม่สามารถทำงานจนคล่อง  แต่สามารถที่จะทำได้ด้วยตนเอง

ประเภทของการอบรม                                                       
การอบรมแบ่งได้เป็น  2 ลักษณะ คือ
1.  วิธีการฝึกอบรม สามารถแบ่งออกได้หลายวิธี คือ 
                                1.1 การอบรมทีละคนจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดเนื่องจากสามารถที่จะชี้แจงแนะนำรายละเอียดต่างๆเกี่ยวกับระบบงานให้ผู้รับการอบรมสามารถเข้าใจได้อย่างสะดวกแต่วิธีนี้จะทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายมาก ถ้าผู้เข้าอบรมมีจำนวนมาก
1.2 การอบรมแบบกลุ่ม จะทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายน้อยกว่า แต่การชี้แจงรายละเอียดต่าง ๆ  เกี่ยวกับระบบงานจะทำได้ไม่ละเอียดและไม่สะดวกเท่ากับการอบรมแบบทีละคน  โดยใช้วิธีการชี้แจงและอธิบายถึงระบบงานเหมือนกับการอบรมทีละคนและเปิดโอกาสให้ผู้ใช้ระบบทดลองทำหรือฝึกให้เข้าใจและสอบถาม  ในส่วนที่สงสัย  ซึ่งอาจจะอธิบายเป็นรายบุคคลต่อไป
1.3  การอบรมแบบลูกโซ่  เป็นการอบรมผู้ใช้ระบบทีละคนตามวิธีแรกกลุ่มละ  3-5  คน  แล้วให้ผู้ใช้ระบบที่ได้รับการอบรมกลุ่มนี้ไปทำการอบรมให้กับผู้ใช้ระบบคนอื่น ๆ  ต่อไป  วิธีการนี้ทำให้ไม่สามารถที่จะควบคุมเรื่องเนื้อหาและวิธีการในการอบรมได้  และการถ่ายทอดต่อไปของผู้ใช้ระบบที่ได้รับการอบรมโดยตรงอาจคลาดเคลื่อนได้ถ้าผู้ใช้ระบบที่รับการอบรมไม่เข้าใจการทำงานอย่างถ่องจำแท้หรือจำอะไรคาดเคลื่อนไป  จึงไม่นิยมใช้วิธีนี้
2.  ประเภทของการฝึกอบรม   สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายประเภท คือ
2.1  การอบรมภายในหน่วยงาน เป็นการอบรมที่จัดขึ้นเฉพาะภายใน  สำหรับผู้ใช้ระบบงานภายในหน่วยงานหรือองค์การเท่านั้น  การอบรมแบบนี้มักจะเกิดขึ้นเฉพาะหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งเท่านั้น  โดยผู้ฝึกสอนจะเป็นจะเป็นผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจในระบบงานเป็นอย่างดี  และอาจจะมีผู้ช่วยในการฝึกอบรมซึ่งเป็นผู้ที่มีประสบการณ์ในการใช้ระบบงานมาก่อน
2.2  การอบรมที่จัดขึ้นโดยผู้ขายระบบ  ส่วนใหญ่เป็นการอบรมกันที่บริษัทของผู้ขายไม่ใช่  อบรมที่บริษัทผู้ใช้ระบบ  การอบรมแบบนี้ยังสามารถแยกย่อยออกเป็น  2  แบบคือ  การอบรมเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งของระบบงานนั้น ๆ  ให้กับผู้ใช้ระบบ  และ  การอบรมเรื่องทั่ว ๆ  ไปสำหรับระบบงานนั้น ๆ  ซึ่งการอบรมประเภทนี้จะมีการเตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ  ที่พร้อมเพรียงมากกว่า
2.3  การอบรมทั่วไป  เป็นการอบรมที่มักจะถูกจัดขึ้นโดยผู้ขายระบบเช่นกัน  โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการแนะนำผลิตภัณฑ์หรือระบบงานใหม่ ๆ  ที่ผู้ขายระบบมีอยู่  หรืออบรมให้กับผู้ใช้ระบบทั่วไป  การอบรมประเภทนี้จะไม่ได้เน้นหนักจุดใดจุดหนึ่งของระบบ  แต่มักจะอบรมในลักษณะที่เป็นพื้นฐานโดยทั่วไปของระบบเท่านั้น

ลำดับขันตอนของการฝึกอบรม 
ในการฝึกอบรมนั้น ๆ สามารถแบ่งลำดับขั้นตอนของการฝึกอบรมออกเป็นขั้นตอนใหญ่ ๆ ได้  3 ขั้นตอน ดังนี้
1.  การวิเคราะห์และวางแผนก่อนการอบรม (Pre-Training Analysis)
2.  การให้การอบรม (Training Delivery)
3.  การประเมินผลหลังการอบรม (Post-Training Evaluation)

                1.  การวิเคราะห์และวางแผนก่อนการอบรม  (Pre-Training Analysis)  สำหรับลำดับขั้นตอนของการวิเคราะห์และวางแผนก่อนอบรมนั้นเป็นขั้นตอนแรกที่เกิดขึ้นสำหรับผู้วางหลักสูตรการอบรมในการหาความต้องการของผู้ใช้ระบบว่าต้องการให้มีการอบรมในแนวไหน  เน้นหนักทางด้านใด  รวมทั้งสำรวจระดับความรู้ของผู้ใช้ระบบด้วยว่ามีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์มาแล้วมากน้อยเพียงใด  เพื่อจะได้นำเอาข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ประกอบการวางหลักสูตรเพื่อให้ได้ผลสูงสุด  ซึ่งผู้ที่จะทำการอบรมจะทราบว่าควรจะเพิ่มเติมหรืออบรมเน้นในส่วนใดเป็นพิเศษ  เพื่อทำให้ผู้ใช้ระบบมีความรู้ความเข้าใจและมีความสามารถ  เพิ่มมากขึ้นตามเป้าหมายที่ได้วางไว้หลังการฝึกอบรม
กลุ่มผู้ใช้ระบบที่ควรเข้ารับการอบรม 
บุคคลต่าง ๆ  ในองค์กรที่เป็นผู้ใช้ระบบ  อาจจะประกอบด้วยบุคคลที่มีหน้าที่งานที่ไม่เหมือนกัน  เช่น  พนักงานคีย์ข้อมูล  ผู้ช่วยหัวหน้าแผนก  หัวหน้าแผนก  เจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคนิค  และมีทีมงานของแต่ละแผนกรวมทั้งทีมงานแผนกคอมพิวเตอร์  ที่ต้องการเข้ารับการฝึกอบรมระบบ  งานใหม่ด้วย  เมื่อมีบุคคลหลายประเภทซึ่งมีพื้นฐานความรู้ที่แตกต่างกัน  ความต้องการความรู้จากการฝึกอบรมก็ย่อมจะแตกต่างกันไปด้วย  ตามแต่สถานะ  หน้าที่การปฏิบัติงานหรือตำแหน่ง  ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ฝึกอบรมจะต้องจัดกลุ่มและเตรียมการฝึกอบรมให้เหมาะสม  กับความต้องการแต่ละประเภทบุคคล  ซึ่งสามารถจะรวมกลุ่มที่มีความรู้พื้นฐานใกล้เคียงกันเอาไว้ด้วยกัน  หรือจัดตารางให้เข้ารับการอบรมเฉพาะวันหรือเฉพาะหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของแต่ละคนก็ได้

2.  การให้การอบรม  (Training Delivery)  นักวิเคราะห์ระบบควรจัดทำเอกสารแนะนำการอบรมขึ้นมา  เพื่อแจกให้กับผู้ที่เข้ารับ  การฝึกอบรมก่อนที่จะเริ่มมีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ  หากไม่ทำเป็นเอกสารก็ควรจะมีการกล่าวนำเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้เข้ารับการอบรมได้รู้จักและเข้าใจเหตุผลที่ต้องเข้ารับการฝึกอบรม  ขอบเขตของการอบรม  เนื้อหาคร่าว ๆ  ที่จะได้รับและนำไปใช้จากการฝึกอบรมในครั้งนี้  ซึ่งมีหัวข้อที่จะอ้างอิงถึง  ดังนี้
                2.1 จุดประสงค์ของระบบงานโดยทั่วไป
2.2 สรุปประวัติอย่างสั้น ๆ ว่าทำไมถึงต้องมีการพัฒนาระบบงานนี้
2.3 ระบบงานมีการปฏิบัติงานอย่างไร
2.4 การเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดจากระบบงานที่อาจมีผลกระทบต่อธุรกิจ
2.5 ผลตอบแทนหรือประโยชน์ต่าง ๆ ที่จะได้จากระบบทั้งที่เห็นได้ชัดและไม่ชัด
คล้าย ๆ  กับการปฐมนิเทศก่อนการฝึกอบรมนั้นเอง  หลังจากนั้นจึงทำการอบรมตามขึ้นตอนให้แก่ผู้ใช้ระบบ  ในระหว่างการฝึกอบรมนั้น  สิ่งที่ผู้ให้การฝึกอบรมจะต้องคำนึงถึงอยู่เสมอ  คือ 
?   ข้อมูลที่ให้กับผู้เข้ารับการฝึกอบรมจะต้องถูกต้องเชื่อถือได้
?   เอกสารประกอบการอบรมต่าง ๆ  จะต้องเรียบเรียงเป็นลำดับอย่างดี
?   แบบฝึกหัดและปัญหาต่าง ๆ  ที่ให้ผู้รับการอบรมทำจะต้องเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์                              ของการอบรมโดยตรง
?    การอบรมมีการยกตัวอย่างและแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนเพียงพอต่อความเข้าใจ 
การฝึกอบรมหรือจะเรียกอย่างธรรมดาว่า  การเรียนการสอน  ผู้ที่อบรมก็คือ  ครูหรืออาจารย์  ส่วนผู้ที่เข้ารับการอบรม  ก็คือ  นักเรียน  ฉะนั้นแล้วเพื่อที่จะให้การเรียนการสอนบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ได้มีการวางเอาไว้  ผู้ที่อบรมก็คือครูหรืออาจารย์จะต้องจัดเตรียม   เอก 
สารประอย่างดีและพร้อมที่จะแจกให้กับผู้ที่เข้ารับการอบรมหรือนักเรียน  และ  การควบคุมบรรยากาศในการฝึกอบรมไม่ให้น่าเบื่อก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่จำเป็นเช่นกัน  เมื่อมีประสบการณ์แล้วจะให้เข้าใจและรู้ว่าควรหรือไม่ควรทำอะไร  และมีวิธีการในการฝึกอบรมที่ดีขึ้น

                3.  การประเมินผลหลังการอบรม (Post-Training Evaluation)เมื่อการอบรมเสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้วสิ่งสุดท้ายที่จะต้องทำก็คือ การสำรวจหรือประเมินผลภายหลังการอบรม  ขั้นตอนนี้ทำได้โดยการสำรวจความคิดเห็นจากผู้ที่เข้ารับการฝึกอบรมทุกระดับ  หรือทุกคนก็ได้
                วิธีที่ดีที่สุดและนิยมทำกันที่สุด  คือ  การออกแบบสอบถามความคิดเห็น  โดยให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้กรอกในสิ่งที่เขาคิด  โดยไม่มีการระบุชื่อผู้กรอก  เพื่อให้ผู้ทำการฝึกอบรมได้รับคำตอบที่เป็นความคิดเห็นจริง ๆ  ส่วนผู้เข้ารับการฝึกอบรมก็ไม่ต้องกังวลถึงผลใด ๆ  ที่อาจจะเกิดขึ้นกับเขา  ข้อความสำคัญในแบบสอบถามควรจะครอบคลุมถึงประเด็นต่าง ๆ  ดังนี้ 
3.1 การอบรมในครั้งนี้มีเนื้อหาที่เหมาะสมกับความต้องการของท่านหรือไม่
3.2 การอบรมนี้มีผลทำให้ท่านสามารถปฏิบัติงานกับระบบใหม่ได้ดีขึ้นหรือไม่อย่างไร
3.3 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่ามีหัวข้อใดที่ยากต่อการเข้าใจ
3.4 ผู้เข้ารับการฝึกอบรมคิดว่ามีหัวข้อใดที่ง่ายต่อการเข้าใจมากที่สุด
3.5 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่าควรจะเพิ่มเติมหรือควรเน้นหัวข้อใดเป็นพิเศษ นอกเหนือจากที่ได้ทำการอบรมไปแล้ว
3.6 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่าพร้อมแล้วหรือยังสำหรับการทำงานกับระบบงานใหม่
3.7 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่าการอบรมในครั้งนี้ควรจะปรับปรุงหรือเพิ่มเติมสิ่งใด
3.8 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่าผู้ทำการฝึกอบรมเป็นอย่างไร

                ในการประเมินผลการฝึกอบรมครั้งนี้  นักวิเคราะห์ระบบหรือผู้ทำการอบรมจะต้องมีความเป็นกลางมากที่สุด  และยอมที่รับฟังคำแนะนำ  ข้อคิดเห็นของผู้เข้ารับการฝึกอบรม  เพื่อที่จะได้นำเอาคำแนะนำ  ข้อคิดเห็น  หรือสิ่งที่คิดว่าควรจะมีการปรับปรุงหรือแก้ไขไปทำการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงแก้ไขให้ดีขึ้น  สำหรับการฝึกอบรมในครั้งหน้าต่อไป

คำศัพท์  ใบงาน 14 
การจัดทำเอกสารปรกอบการทำงาน

Training Program	การอบรม
Details System Flowchart	Flowchart ของระบบงาน
Job Program Setup Instructions	วิธีการจัดตั้งระบบ
Backup Procedure	ขั้นตอนการสำรองข้อมูลและระบบงาน
Recovery and Restart Procedure	ขั้นตอนการเรียดคืนข้อมูลเพื่อกลับมาใช้ใหม่
Computer Based Tutorials	การใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยในการสอน
Pre-Training Analysis	การวิเคราะห์และวางแผนก่อนการอบรม
Training Delivery	การให้การอบรม
Post-Training Evaluation	การประเมินผลหลังการอบรม

ใบงานที่ 13 การพัฒนาโปรแกรมและการบำรุงรักษา

การพัฒนาโปรแกรมและการบำรุงรักษา 
หลักการวิเคราะห์และออกแบบอย่างเดียวยังมิได้รับประกันความสำเร็จของระบบ เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการวิเคราะห์และออกแบบแล้ว เราต้องเริ่มพัฒนาโปรแกรมสำหรับระบบใหม่นี้การพัฒนาโปรแกรมในขั้นนี้จะรวมถึง การเขียนโปรแกรม การทดสอบและปรับปรุง เพื่อให้ได้ระบบที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ในขณะเดียวกันเราจะเริ่มอบรมผู้ใช้และเตรียมสถานที่ให้พร้อมสำหรับคอมพิวเตอร์ (ในกรณีที่ซื้อใหม่หรือโยกย้าย) เมื่อเริ่มนำโปรแกรมที่เขียนได้มาใช้งานจะต้องถ่ายข้อมูลเดิมเข้าสู่ระบบใหม่นี้ แล้วจึงเริ่มต้นใช้งานระบบใหม่ การบำรุงรักษาในขั้นตอนการพัฒนาระบบจะรวมถึงการบำรุงรักษาประจำวัน คือ ทดสอบว่าระบบทำงานปกติหรือไม่ถ้าหากพบว่ายังมีข้อบกพร่องที่จุดใด ระบบจะต้องได้รับการแก้ไข
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องคอยเป็นพี่เลี้ยงอยู่ตลอดเวลาในขั้นตอนนี้ โดยการช่วยดูแลการเขียนโปรแกรม การทดสอบ และเตรียมสถานที่ รวมถึงมีส่วนช่วยในการอบรมผู้ใช้และเตรียมคู่มือสำหรับผู้ใช้ด้วย ระหว่างการบำรุงรักษา นักวิเคราะห์ระบบอาจจะต้องรับฟังความคิดเห็นจากผู้ใช้และพร้อมที่จะแก้ไขให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้ ถ้าได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารรายละเอียดของกิจกรรมในขั้นตอนนี้ มีดังต่อไปนี้

       การสร้างโปรแกรมและการประกันคุณภาพ 
     (Construction and Quality Assurance)
โปรแกรมเมอร์จะทำหน้าที่เขียนโปรแกรมสำหรับระบบใหม่ทั้งหมด หรือแก้ไขโปรแกรมสำเร็จรูปถ้าซื้อโปรแกรมมา ตัวนักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดมาตรฐานของโปรแกรม โดยเขียนเป็น “คู่มือสำหรับโปรแกรมเมอร์” ซึ่งจะกำหนดมาตรฐานของโปรแกรมและเอกสารไว้ในคู่มือนี้ มาตรฐานของโปรแกรม ได้แก่ การเขียนโปรแกรมจะต้องเป็นแบบโปรแกรมโครงสร้างการตั้งชื่อข้อมูลก็ควรให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน คือ โปรแกรมเมอร์ทุกคนใช้ชื่อเดียวกันทั้งหมดสำหรับชื่อโปรแกรมควรจะตั้งให้มีรูปแบบเหมือนกัน เช่น ใช้ตัวอักษร 6 ตัว โดยสามตัวแรกเป็นตัวอักษรและสามตัวหลังเป็นตัวเลข เช่น (APYOOO) เป็นต้น

   การประกันคุณภาพ (Quality Assurance) นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรับประกันว่าโปรแกรมที่ได้มานั้นจะต้องมีข้อบกพร่องน้อยที่สุด ระหว่างแต่ละขั้นตอนของการทำงานจะต้องหาข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นได้ และกำจัดออกไปก่อนที่จะก้าวสู้ขั้นตอนถัดไป เพราะข้อบกพร่องมีอยู่ในระบบมากเท่าใด ก็จะทำให้ค่าใช้จ่าย ในการแก้ข้อบกพร่องมีมากขึ้นเท่านั้น และขึ้นอยู่กับระยะเวลาของการพัฒนาระบบด้วย ว่ามีข้อบกพร่องเกิดขึ้นนานเท่าไรแล้ว ค่าใช้จ่ายในการแก้ไขระบบจะเพิ่มขั้นตามอัตราแบบ “Exponential”  ตัวอย่างเช่น พบว่าลืมตรวจสอบอินพุตที่สำคัญตัวหนึ่ง ถ้าอยู่ในขั้นวิเคราะห์ระบบและถ้าแก้ไขจุดบกพร่องนี้จะเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 20 บาท และอาจจะเพิ่มเป็น 200 บาท ถ้าพบข้อบกพร่องนี้ในการออกแบบ และเพิ่มเป็น 2,000 บาท ถ้าพบในขั้นตอนการเขียนโปรแกรมและการทดสอบระบบและอาจจะสูงขึ้นถึง 20,000 บาท ถ้าพบหลังจากนำโปรแกรมไปใช้งานแล้ว

    ทบทวน (Structured Walkthrough) การทบทวนจะช่วยให้หาข้อบกพร่องได้ในขั้นตอนแรก ๆ ของการพัฒนาระบบ ปกติการทบทวนจะทำงานกันเป็นทีม โดยแต่ละคนจะทำหน้าที่ต่างๆ กัน ทีมทบทวนประกอบด้วย ผู้นำเสนอ ผู้ประสานงาน เลขาฯ ผู้ดูแลการบำรุงรักษา ผู้กำหนดมาตรฐาน และตัวแทนจากผู้ใช้ ผู้นำเสนอมักจะเป็นผู้เริ่มโครงการนั้นๆ ผู้ประสานงานทำหน้าที่จัดการเกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆ ก่อนการทบทวน เช่น ส่งรายงานให้ทุกคนที่ร่วมทีม และเป็นทีมผู้ประสานงานระหว่างที่ทบทวนระบบด้วย เลขาฯ ทำหน้าที่จดบันทึกและส่งรายงานให้ผู้บริหารหลังจากการทบทวน ผู้ดูแลการบำรุงรักษาจะต้องตรวจสอบโปรแกรมและคาดคะเนว่าในอนาคตจะมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง ผู้กำหนดมาตรฐานจะทำหน้าที่ตรวจสอบว่าโปรแกรมที่เขียนเป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่ ผู้แทนจากผู้ใช้จะตรวจสอบว่าโปรแกรมทำงานตามที่ต้องการหรือไม่ การทบทวนควรจะทำในทุกๆ ขั้นตอนของการวิเคราะห์และออกแบบระบบ การเขียนโปรแกรมและเขียนคู่มือผู้ใช้  การทบทวนจะช่วยลดข้อบกพร่องลงจาก 3-5 จุดใน100 บรรทัดของโปรแกรม เหลือเพียง 3-5 จุดใน 1,000 บรรทัดของโปรแกรม
    การทดสอบระบบ (Testing) ถึงแม้ว่าเราจะทบทวนระบบแล้วก็ไม่ได้หมายความว่าระบบจะไม่มีข้อบกพร่องอีกแล้วดังนั้น เราจะต้องทดสอบระบบให้ถี่ถ้วนอีกทีหนึ่ง ปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบจะไม่ทดสอบระบบด้วยตัวเอง แต่จะเป็นคนวางแผนและควบคุมการทดสอบ
   ทดสอบระบบรวม หลังจากระบบเสร็จสมบูรณ์แล้ว เราจะต้องทดสอบระบบรวมทั้งหมดอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งจะช่วยให้เราหาข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น และต้องทำการแก้ไขแล้วทดสอบระบบใหม่อีกครั้งหนึ่ง หลังจากนั้นทำการทดสอบระบบเพื่อส่งมอบงาน (Acceptance Test) ให้ลูกค้าหรือผู้ใช้ได้เห็นระบบการทำงานตามที่ต้องการ ส่วนการทดสอบสำดับสุดท้าย คือ การทดสอบแบบขนาน (Parallel Operation) ซึ่งหมายความว่าระบบใหม่จะทำงานไปพร้อมๆ ระบบเดิม โดยการใช้ข้อมูลจริงที่เหมือนกัน แล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้จากระบบทั้งสอง ถ้าผลลัพธ์แตกต่างกันในเวลาหนึ่งเวลาใด เราจะต้องตรวจสอบว่าระบบใหม่มีปัญหาอะไร แล้วทำการแก้ไขให้ถูกต้อง และทำการเตรียมสถานที่ (Site Preparation) ที่เหมาะสมกับการใช้งานต่อไป
    นำมาใช้งานจริง  การนำระบบใหม่มาใช้งานจริงจะต้องถ่ายข้อมูลจริงเข้าสู่ระบบใหม่ให้หมด แล้วจึงเริ่มให้ระบบใหม่ปฏิบัติงาน นักวิเคราะห์ระบบจะต้องคอยดูแลอยู่ตลอดเวลาเพื่อป้องกันไม่ให้ระบบที่ใช้อยู่ปัจจุบันกระทบกระเทือน
     การถ่ายเทข้อมูล วิธีการถ่ายเทข้อมูลจากไฟล์ที่มีอยู่แล้วจากระบบเก่าเข้าสู่ระบบใหม่วิธีหนึ่ง คือ ใช้พนักงานป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบใหม่ วิธีนี้แน่นอนที่สุดจะต้องเสียเวลามากและเปลืองค่าใช้จ่าย แต่ถ้าเป็นการเปลี่ยนจากระบบที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์เป็นแบบที่ใช้คอมพิวเตอร์วิธีนี้เป็นวิธีที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ระหว่างการถ่ายเทข้อมูล ควรจะต้องมีการควบคุมการถ่ายเทข้อมูลนี้ด้วยเช่น จำนวนข้อมูลเดิมมีอยู่เท่าไร เมื่อถ่ายเทเข้าระบบใหม่จำนวนข้อมูลควรจะมีเท่ากัน เป็นต้น ถ้าไม่ตรงกันจะต้องพิมพ์ออกมาแล้วหาด้วยมืออีกครั้งหนึ่ง
    เริ่มใช้ระบบใหม่  วิธีที่ถูกต้องที่สุดในการนำระบบใหม่มาใช้งานจริง คือ ยกเลิกระบบเก่าในทันทีแล้วใช้ระบบใหม่เข้าแทนที่ วิธีนี้เสี่ยงในกรณีที่ระบบใหม่มีปัญหา จะไม่มีระบบเก่ามาเปรียบเทียบเพื่อหาข้อผิดพลาด อีกวิธีหนึ่งในการนำมาใช้งานจริง คือ การทำงานแบบขนาน (Parallel Operation) ซึ่งได้กล่าวมาแล้ว ซึ่งเป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุด แต่ก็เสียค่าใช้จ่ายมากที่สุดด้วยเมื่อทำงานขนาน ไปสักพักจนครบวงจรธุรกิจ จึงตัดระบบเก่าออกไปได้

   การบำรุงรักษาและปรับปรุงระบบ 
เมื่อนำระบบใหม่มาใช้งานจริงแล้ว ก็ต้องเผชิญหน้ากับการเปลี่ยนแปลงอยู่เรื่อยๆ เพราะโลกไม่เคยหยุดนิ่ง เมื่อใช้ไปสักระยะหนึ่ง ผู้ใช้อาจจะขอให้มีการเพิ่มส่วนนั้นส่วนนี้ขึ้นมาอีกหรือหน่วยงานมีการเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือต้องการรายงานบางอย่างเพิ่มเติม หรือมีคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ใหม่ๆ ออกสู่ตลาด แต่ไม่ว่าจะเป็นด้วยสาเหตุอะไร ระบบต้องได้รับการเปลี่ยนแปลง ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเตรียมระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมขึ้นได้ เมื่อรวมโปรแกรมที่เพิ่มเติมเข้ามาในระบบแล้ว ส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องจะต้องแก้ไขตามไปด้วย ดังนั้น การบำรุงรักษาระบบเป็นขั้นตอนในการปรับปรุงทุกสิ่งทุกอย่างที่ได้ทำการออกแบบเอาไว้เรียบร้อยแล้ว และพัฒนาให้เหมาะสมกับการใช้งานของผู้ใช้มากที่สุด การบำรุงรักษาและปรับปรุงระบบ แบ่งออกได้ดังนี้
 1.แก้ไขความผิดพลาดของโปรแกรมที่ได้ทำการเขียนขึ้น เนื่องจากในการทดสอบโปรแกรมอาจจะยังทำได้ไม่สมบูรณ์เพียงพอ ไม่ครบทุกจุดที่จะต้องทำการตรวจสอบสาเหตุที่เกิดเหตุการณ์นี้เนื่องมาจาก
1.1 ข้อมูลที่จัดทำขึ้นมาเพื่อเป็นการทดสอบไม่ครอบคลุมทุกเงื่อนไขของปัญหา
1.2 ปัจจัยต่างๆ ในขณะทดสอบโปรแกรมไม่เหมือนกับขณะปฏิบัติงานจริง
1.3 ตัวโปรแกรมเองมีข้อผิดพลาดหรือจุดปิดพลาด
1.4 เกิดจากสิ่งที่ไม่คาดคิดหรือไม่ได้คาดการณ์มาก่อน ในขณะที่ทำการออกแบบและพัฒนา
2.การปรับปรุงระบบหรือโปรแกรม ให้เหมาะสมกับสิ่งแวดล้อมของระบบ เช่น 
2.1 การปรับ Job Control Language ให้เหมาะสมกับลักษณะของฮาร์ดแวร์
2.2 การปรับเปลี่ยนชนิดของเครื่อง อาจมีผลทำให้ต้องเปลี่ยนแปลงโปรแกรมให้เข้ากับเครื่องรุ่นใหม่
2.3 เทคโนโลยีทางด้านการสื่อสารเปลี่ยนแปลงไป ทำให้ต้องมีการเปลี่ยนแปลงตาม

      การปรับปรุงในด้านเวลาการทำงานของระบบ 
การปรับปรุงเวลาทำงานของระบบ เช่น การปรับปรุงซอฟต์แวร์ให้ทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้นเมื่อรวมโปรแกรมแล้ว จะต้องทดสอบอีกครั้งว่า ระบบทำงานต่อไปนี้ได้อย่างถูกต้องหรือไม่ โดยทำการทดสอบดังนี้
1.ทดสอบการทำงานตามหน้าที่ (Functional Testing) เป็นการทดสอบว่าโมดูลทำงานตามที่ออกแบบไว้หรือไม่ เช่น โมดูลแยกสถานะใบทวงหนี้จะต้องแยกสถานะได้ถูกต้องตามเงื่อนไขในโปรแกรม เป็นต้น
2.ทดสอบการกู้ข้อมูล (Recovery Testing) เป็นการทดสอบว่าระบบสามารถดึงข้อมูลทั้งเก่าและใหม่กลับคืนมาได้ เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น เช่น ไฟล์ระหว่างที่ใช้โปรแกรมอยู่ การทดสอบนี้สำคัญมากสำหรับระบบ
On-line ใหญ่ ๆ เช่น ธนาคาร เป็นต้น
3.ทดสอบสมรรถภาพ (Performance Testing) เป็นการทดสอบว่าระบบสามารถทำงานและให้คำตอบในเวลาที่รวดเร็วตามที่ออกแบบไว้
การบำรุงรักษาและปรับปรุงระบบที่กล่าวมา เป็นสิ่งที่จะต้องทำตลอดอายุการใช้งานของระบบ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้คิดหาวิธีการที่จะทำให้ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและปรับปรุงระบบที่เกิดขึ้น

คำศัพท์  บทที่ 13
การพัฒนาโปรแกรมและการบำรุงรักษา

Acceptance Test	การทดสอบระบบเพื่อส่งมอบงาน
Parallel Operation	การทดสอบแบบขนาน
Site Preparation	การเตรียมสถานที่
Functional Testing	ทดสอบการทำงานตามหน้าที่
Recovery Testing	ทดสอบการกู้ข้อมูล
Performance Testing	ทดสอบสมรรถภาพ
Construction and Quality Assurance	การสร้างโปรแกรมและการประกันคุณภาพ
Structured Walkthrough	ทบทวน
Testing	การทดสอบระบบ

ใบงานที่ 12 การติดตั้งระบบ

การติดตั้งระบบ

                เมื่อผ่านการขั้นตอนต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษา  การวิเคราะห์และการอกแบบระบบ   ซึ่งเป็นขั้นตอนใหญ่ที่มีความสำคัญมากในการที่ระบบจะได้รับการพัฒนาเป็นระบบใหม่หรือไม่ สำหรับขั้นตอนหลังจากผ่านการวิเคราะห์และออกแบบระบบมาแล้ว  คือ  การติดตั้งระบบที่ได้มีการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบเรียบร้อยแล้ว  ซึ่งได้แก่การวางแผน  การติดตั้งระบบใหม่ที่ได้ทำการพัฒนามาแล้ว  ซึ่งจำได้ศึกษากันในบทนี้

การวางแผนการติดตั้งระบบ 
ก่อนที่นักวิเคราะห์ระบบจะนำเอาระบบงานใหม่ไปติดตั้งให้กับผู้ใช้งานนั้น  นักวิเคราะห์ระบบจะต้องจัดทำผู้แผนงานการติดตั้งระบบแผนงานก่อน  (Installation Plan) โดยแผนงานการติดตั้งระบบควรจะต้องครอบคลุมเนื้อสำคัญ คือ  
1.ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้ง  จะต้องทำการวางแผนให้ครอบคลุมถึงการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่จะติดตั้งทั้งหมดที่ต้องใช้  ไม่ใช่เฉพาะการติดตั้งโปรแกรมของระบบงานใหม่เท่านั้น  แต่รวมถึงการติดตั้งฐานข้อมูลและแฟ้มข้อมูลที่จำเป็นและซอฟต์แวร์อื่น ๆ  ที่ต้องการใช้ร่วมกันด้วย 
การติดตั้งซอฟต์แวร์จึงมีระดับตั้งแต่ง่ายไปจนถึงระดับซับซ้อน   เช่น  ระบบสำหรับผู้ใช้คนเดียว (Sigel User)   แบบง่ายไปจนถึงระบบที่ซับซ้อน ซึ่งจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขทั้งทางระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบันให้เชื่อมกับระบบใหม่ ไปจนถึงการติดตั้งระบบให้ใช้ได้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างออกไปซึงมีความแตกต่างกันของคุณสมบัติของเครื่อง ทำให้การวางแผนการติดตั้งระบบงานต้องมรการพิจารณารอย่างรอบคอบ และทำรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป  
ในส่วนของการติดตั้งซอฟต์แวร์  ซึ่งจะต้องสนใจว่าซอฟต์แวร์อะไรที่จะจะติดตั้งให้กับผู้ใช้และจะทำอย่างไร  จึงจะทำให้การติดตั้งสำเร็จลงได้  นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องคำนึงว่า  อะไรบ้างที่จะต้องนำไปทำการติดตั้ง  และแผนงาการตั้งระบบนี้จะต้องทำให้เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย  และกระจายหน้าที่ความรับผิดชอบให้กับทีมงาน  และร่วมกันประชุมกันก่อนอีกครั้งก่อนที่จะนำเอาแผนงานที่ได้วางเอาไว้ทำการติดตั้งปฏิบัติจริง
2.วิธีการติดตั้ง  เพื่อให้การติดตั้งระบบเป็นไปอย่างสมบูรณ์  วิธีการติดตั้งระบบงานในที่นี่หมายถึง  การเปลี่ยนระบบงานที่ใช้อยู่เดิมให้เป็นระบบงานใหม่  วิธีการติดตั้งที่นิยมใช้อยู่มีอยู่ด้วยกัน  5  วิธี  คือ

1. 1. การติดตั้งแบบทันทีโดยตรง ( direct  Changeover)
   2. การติดตั้งแบบขนาน  (Parallel Conversation)
   3. การติดตั้งแบบทยอยเข้า  (Phased  or  Gradual  conversation)
   4. การติดตั้งแบบโมดูลาร์โปรโตไทป์  (Modular  Prototype)
   5. การติดตั้งแบบกระจาย  (Distributed  conversation)

3.ผลกระทบที่ที่มีต่อองค์กร   สิ่งสุดท้ายที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องคำนึงถึง  คือ  ผลกระทบของระบบงานใหม่ที่ทีต่อธุรกิจหรือองค์กร  เพราะการติดตั้งระบบงานให้เข้าไปในองค์กรย่อมก้อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงาน  หน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานและผู้ใช้ระบบไม่มากก็น้อย  จึงต้องมีการชี้แจงให้ทราบถึงบทบาทที่เปลี่ยนไปและผลกระทบต่าง ๆ รวมทั้งความรู้สึกสับสนในช่วงแรกของการใช้ระบบงานใหม่นั้นให้เห็นว่าเป็นเรื่องธรรมดา  ฉะนั้นในทุกขั้นต้อนของการวิเคราะห์และออกแบบระบบจึงมักดึงเอาผู้ใช้ระบบเข้ามามีส่วนร่วมในกิจกรรมอยู่ตลอดเลา  และในการติดตั้งระบบ  ผู้ใช้ยังคงมีส่วนร่วมซึ่งมีความสำคัญต่อการที่ระบบงานใหม่จะเป็นที่ยอมรับของผู้ใช้ ผู้ใช้ระบบจะช่วยนักวิเคราะห์ระบบได้ในเรื่องที่เกี่ยวกับการสร้างแฟ้มข้อมูล  การบันทึกข้อมูลย้อนหลัง  และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล  เป็นต้น  การให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมนี้จะทำให้เขารู้สึกว่าเป็นเจ้าของระบบงานใหม่นี้ด้วย  

การคิดต้นทุนในการติดตั้งระบบ 
การคิดต้นทุนของระบบจะกระทำในช่วงของการศึกษาระบบ  ซึ่งเมื่อนักวิเคราะห์ระบบได้ทำการออกแบบระบบจะต้องคิดโครงสร้างในผลประโยชน์ที่จะได้รับของระบบนั้น ๆ  ที่พึงจะมีในระยะเวลาการวิเคราะห์ระบบ   จะต้องทำการกำหนดต้นทุนของทั้งระบบ  โปรดสังเกตว่าต้นทุนจะจำกัดขอบเขตและชนิดของระบบที่จะถูกต้องติดตั้งและใช้งาน

                ข้อดีในการวิเคราะห์ต้นทุนระบบ

1. การวางแผนการวิเคราะห์ต้นทุน   เป็นผลลัพธ์ที่มีรากฐานอยู่บนการวิเคราะห์ต้นทุนของโอกาสในการใช้ทรัพยากรไปในจุดประสงค์หนึ่ง ๆ มากกว่าอีกจุดประสงค์หนึ่ง

2.    การวางแผนการวิเคราะห์ต้นทุน   เป็นสิ่งที่มีรากฐานอยู่บน  Cash  Flow   ที่เกี่ยวกับจำนวนเงินที่จะต้องใช้สำหรับ  Project   หนึ่ง ๆ และต้องใช้จำนวนเงินนั้น ๆ  ต่อจากนั้นก็สามารถที่จะวางงบประมาณและจัดเตรียมจำนวนเงินไว้เพื่อใช้จ่ายเมื่อถึงกำหนดเวลา

ระยะเวลาคืนทุน 
มาตรฐานโดยทั่วไปที่ใช้กันบ่อย ๆ ให้พิจารณาความสามรถในการทำกำไรของระบบหรือจะเรียกว่า  Payback  Period  ตัวอย่างเช่น   ระบบที่ทำการวิเคราะห์และออกแบบใหม่นี้มีมูลค่าต้นทุน  900,000  บาท   และองค์การจะมีรายได้เข้ามาประมาณปีละ   300,000  บาท  เวลายืนทุนจะเท่ากับ  3 ปี  (900,000 / 300,00 =   3 )

การเปรียบเทียบระบบเดิมกับระบบใหม่ 
ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบ  ต้นทุนของระบบเดิมกับระบบใหม่นั้นอาจเป็นผลลัพธ์อันเดียวที่สำคัญที่สุดในการเปรียบเทียบต้นทุน  การเปรียบเทียบขั้นพื้นฐานหนึ่งต่อหนึ่งของค่าใช้จ่ายในขณะนี้กับในอนาคตจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ 
ขั้นตอนการเปรียบเทียบต้นทุนค่าใช้จ่ายในทางเศรษฐกิจของระบบเดิมและระบบใหม่คือ

1. ประเมินค่าระบบใหม่  ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่เป็นพื้นฐานโดยทั่วไปของการเปรียบเทียบกันระหว่างระบบเดิมและระบบใหม่
2. คำนวณหาค่าใช้จ่ายในการทำงานของระบบเดิม
3. คำนวณหาค่าใช้จ่ายในการทำงานของระบบใหม่  ในกรณีนี้การเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่เที่ยงตรง   สามารถจะเกิดได้ในระหว่างระบบเดิมและระบบใหม่
4. เปรียบเทียบต้นทุนการปฏิบัติการของระบบเดิมและระบบใหม่   คำนวณค่าใช้จ่ายที่วางไว้ในการลงทุน รวมทั้งค่าติดตั้งระบบในแต่ละครั้งด้วย

ทรัพยากรและต้นทุน 
ค่าใช้จ่ายโดยประมาณของทั้งระบบเดิมและระบบใหม่นั้น  สามารถที่ประเมินจากเอกสารต่าง ๆ รายงานหรือสรุปผลต่าง ๆ ที่ถูกกำหนดไว้ในช่วงเวลาของการศึกษาระบบ  โดยทั่วไปจะถูกแบ่งออกเป็น  3  ประเภทคือ

1. ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ
2. ค่าใช้จ่ายในการลงทุน
3. ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติการ

การทดสอบระบบ                
มีจุดประสงค์โดยเป็นการทดสอบครั้งใหญ่ครั้งสุดท้ายก่อนนำไปใช้งานจริง   ประกอบด้วยการทดสอบดังต่อไปนี้

1. ทดสอบว่าโปรแกรมสามารถทำงานจริงได้ตามข้อกำหนดและตามที่ได้ออกแบบไว้หรือไม่
2. ทดสอบเจ้าหน้าที่ว่าพร้อมสำหรับระบบงานนั้นหรือไม่
3. ทดสอบผู้ใช้งานระบบ  (User)  ว่าได้มีการเตรียมพร้อมเกี่ยวกับการใช้งานระบบหรือไม่

               

วิธีการติดตั้งระบบ 
วิธีการติดตั้งระบบงานในที่นี้  หมายถึง   การเปลี่ยนระบบงานที่ใช้อยู่เดิมให้เป็นระบบงานใหม่  เพื่อให้การติดตั้งระบบเป็นไปอย่างสมบูรณ์  มีการวิธีการติดตั้งที่นิยมใช้ในปัจจุบันมีอยู่ด้วยกัน  5 วิธีการ  และการนำไปใช้นั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของสถานการณ์และระบบการทำงานดังนี้คือ 
1.   การติดตั้งแบบทันทีหรือโดยตรง  (Direct   Changeover)
หมายถึง  การนำระบบใหม่เข้ามาในองค์กรทันทีตามที่ได้กำหนดเอาไว้ว่า   จะมีการเริ่มใช้งานระบบใหม่เมื่อใด   เมื่อนั้นระบบเดิมจะถูกยกเลิกทันที   การรติดตั้งแบบนี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อระบบงานได้รับการทดสอบมาเป็นอย่างดีก่อนที่จะถูกนำมาติดตั้ง  แต่การติดตั้งระบบด้วยวิธีการนี้มีอัตราความเสี่ยงสูงมากเมื่อเทียบกับวิธีการอื่น  เพราะหากระบบใหม่ได้รับการทดสอบมาเป็นอย่างดีแล้ว  หากเกิดความผิดพลาดในการทำงาน  จะทำให้การทำงานอื่น ๆ ในองค์กรหยุดชะงัดองค์กรเกิดความเสียหายได้จึงไม่เป็นที่ยมใช้หากสามารที่จะหลีกเลี่ยงได้ 
2.   การติดตั้งแบบขนาน   (Parallel   Conversation)
หมายถึง   การที่ระบบงานเก่ายังคงปฏิบัติงานอยู่  แต่ระบบใหม่ก็เริ่มต้นทำงานพร้อม ๆ กัน  วิธีการนี้เป็นที่นิยมกันมากที่สุดในปัจจุบัน เพราะทำให้อัตราความเสี่ยงของการหยุดชะงัดของงานลดน้อยลง  วิธีการนี้เหมาะสมที่สุดเมื่อระบบงานเด่าเป็นระบบงานที่ใช้คนทำ  และระบบงานใหม่จะเป็นระบบที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์   โดยจะใช้ระบบงานทั้ง 2  ทำงานควบคู่กันไปในระยะเวลาหนึ่งเพื่อทำการเปรียบเทียบว่า  ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบงานทั้งสองระบบคล้องจองกัน  เมื่อผลลัพธ์ได้รับการตรวจสอบแล้วว่าถูกต้องในช่วงเวลาหนึ่ง  ระบบงานเก่าจึงจะถูกยกเลิกออกไปเหลือเพียงระบบงานใหม่ในองค์กรเท่านั้นที่ยังปฏิบัติงานอยู่   แต่ข้อเสียของระบบนี้คือ  การที่จะต้องใช้ระบบ 2 ระบบทำงานไปพร้อม ๆ กัน  ทำให้ค่าใช้จ่ายและต้นทุนในการทำงานสูง   ภาระในการทำงานจะตกอยู่ที่ผู้ปฏิบัติงาน
 3.   การติดตั้งแบบทยอยเข้า  (Phased Or  Gradual  Conversion)
การติดตั้งแบบนี้เป็นการรวมเอาข้อดีของ  2 วิธีการแรกมาใช้  โดยเป็นค่อย ๆ นำเอาบางส่วนของระบบใหม่ซึ่งอาจจะเป็นระบบงานย่อยเข้าไปแทนบางส่วนของระบบงานเดิม วิธีการนี้จะทำให้อัตราเสี่ยงของการเกิดข้อผิดพลาดลดน้อยลงกว่าการติดตั้งแบบทันที  โดยกระทบจากข้อผิดพลาดจะอยู่ในวงจำกัดที่สามารถควบคุมได้  แต่ข้อเสียจะมีตรงเวลาที่ใช้ในการทยอยเอาส่วนต่าง ๆ ของระบบใหม่มาแทนระบบเดิมซึ่งอาจจะใช้ระยะเวลานาน  วิธีการนี้เหมาะกับระบบงานใหญ่ ๆ แต่ไม่เหมาะกับระบบงานเล็ก ๆ ที่ไม่ซับซ้อน 
 4.   การติดตั้งแบบโมลดูลาร์โปรโตไทป์  (Modular Prototype)
เป็นการแบ่งระบบงานออกเป็นส่วนย่อย ๆ   (Module)  และอาศัยการติดตั้งด้วยวิธีทยอยนำระบบใหม่เข้าไปทีละส่วนย่อย ๆ   แล้วผู้ใช้ระบบทำการใช้ส่วนย่อย ๆ จนกว่าจะเป็นที่ยอมรับของผู้ใช้ระบบ จึงค่อยนำมาใช้ปฏิบัติงานจริง ซึ่งจะช่วยลดปัญหาความไม่คุ้นเคยระหว่างผู้ใช้กับระบบไปได้มาก ข้อเสียของระบบนี้คือ ส่วนย่อย ๆ (Module)   ที่ให้ผู้ใช้ทดสอบอาจจะไม่ได้รับการยอมรับจากผู้ใช้ตามที่คาดไว้ และการติดตั้งแบบนี้อาจต้องใช้เวลานานและต้องการความเอาใจใส่อย่างมากจากนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ระบบด้วย
5.   การติดตั้งแบบกระจาย  (Distributed  Conversion)
เป็นการติดตั้งระบบให้กับธุรกิจที่มีสามาขามากกว่า 1 แห่ง   เช่น  ธนาคาร  บ.ประกันภัย   ห้างสรรพสินค้า  ฯลฯ  การติดตั้งจะเริ่มทำการติดตั้งทีละสาขา  โดยจะทำการติดตั้งและทดสอบเป็นอย่างดีแล้วในสาขาแรก  จึงค่อย ๆ ทยอยนำไปติดตั้งในสาขาอื่น ๆ ต่อไป  ข้อดีของวิธีการนี้คือ  ระบบงานสามารถจะได้รับการทดสอบการปฏิบัติงานจริงจนกว่าจะเป็นที่พอใจ  หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นก็ไม่กระทบกระเทือนถึงสาขาอื่น ๆ เนื่องจากระบบงานใหม่จะทำงานเฉพาะสาขาที่ทำการติดตั้งเท่านั้น   ไม่ได้โยงไปยังสาขาอื่น ๆ วิธีการติดตั้งสำหรับสาขาหนึ่งอาจจะให้ไม่ได้กับอีกสาขาหนึ่งจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลง

การตรวจสอบแผนงานการติดตั้งระบบงาน 
เมื่อแผนงานติดตั้งระบบงานถูกกำหนดขึ้นเรียบร้อยแล้ว   นักวิเคราะห์ระบบควรจะตรวจสอบแผนงานการติดตั้งระบบงานอีกครั้ง  โดยสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจ้ะองคำนึงถึงในการตรวจสอบแผนงานการติดตั้งระบบงานมีอยู่ด้วยกัน  5  ประการคือ 
1.ผลการฝึกอบรมผู้ใช้ระบบ  สามารถนำมาช่วยเหลือนักวิเคราะห์ระบบในตอนนี้ได้นั่นคือ  นักวิเคราะห์ระบบควรจะพิจารราว่าอาจมีผู้ใช้ระบบงานบางคนที่มีความสามารถอย่างยอดเยี่ยมและเข้าใจในระบบงานได้ดี  จะสามารถช่วยเหลือนักวิเคราะห์ระบบได้ในการติดตั้ง 
2.บันทึกการทดสอบระบบงาน   นักวิเคราะห์ระบบควรตรวจสอบบันทึกการทดสอบระบบงานอีกครั้ง  เพื่อให้แน่ใจว่าระบบงานได้รับการทดสอบและแก้ไขทั้งหมดแล้ว 
3.ตรวจสอบรายชื่อซอฟต์แวร์ที่จำเป็นแต่ละระบบ  เพื่อให้แน่ใจว่าการติดตั้งระบบงานได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ครบถ้วนแล้ว  นักวิเคราะห์ระบบจะต้องตรวจรายการซอฟต์แวร์ที่จะต้องใช้ควบคู่ไปกับระบบว่า   จะต้องมีแผนงานติดตั้งอย่างครบถ้วนและมีรายละเอียดการติดตั้งอย่างเพียงพอ 
4.ตรวจสอบแผนงานการจัดตั้งแฟ้มและการบันทึกข้อมูล  ในแผนงานติดตั้งระบบจะต้องมีรายละเอียดการจัดตั้งแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลอย่างพร้อมมูล  ในกรณีที่จะต้องมีการบันทึกข้อมูลเข้าไปในแฟ้มหรือฐานข้อมูลในแผนงาน  จะต้องระบุชื่อผู้รับผิดชอบในการบันทึกไว้ให้ชัดเจนด้วย 
5.คู่มือการติดตั้ง   ในการติดตั้งระบบงาน  โดยเฉพาะระบบงานที่ต้องใช้ซอฟต์แวร์จากภายนอกจะต้องมีคู่มือการติดตั้งให้พร้อมเพื่อใช้ในวันติดตั้งระบบ  คู่มือการติดตั้งระบบจะต้องระบุถึงสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการติดตั้ง  นอกจากนี้หากการติดตั้งไม่ได้ทำโดยนักวิเคราะห์ระบบเองแล้ว  การติดตั้งซอฟต์แวร์หนึ่ง ๆ จะต้องมีการกำหนดผู้ที่จะนำไปติดตั้งให้ชัดเจน

แผนงานการติดตั้งระบบจะถูกจัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร  ซึ่งจะประกอบด้วยงานต่าง ๆ ที่ต้องทำ   วันที่จัดทำการติดตั้งและผู้รับผิดชอบ  โดยแผนงานการติดตั้งระบบจะต้องนำเสนอให้ผู้บริหารก่อนเพื่อรอการอนุมัติ

การติดตั้งระบบ 
ในขั้นตอนของการติดตั้งระบบนี้ประกอบด้วยงานต่าง ๆ ที่จะต้องทำอย่างเป็นลำดับคือ

1. การเขียนโปรแกรมของระบบใหม่
2. ทดสอบโปรแกรม
3. การติดตั้งระบบใหม่

สำหรับกระบวนการติดตั้งระบบนี้   จะเริ่มลงมือหลังจากผู้บริหารได้ตกลงยอมรับระบบใหม่เรียบร้อยแล้ว  ขั้นตอนนี้ประกอบด้วย   การติดตั้งระบบใหม่และยกเลิกการทำงานของระบบเก่าในระยะการติดตั้งระบบนี้จะเป็นส่วนที่ยากที่สุดในทุก ๆ งาน  ดังนั้นจึงควรเผื่อเวลาสำหรับทำงานในกรณีที่ล่าช้ากว่ากำหนดเอาไว้บ้าง 
ในระหว่างการติดตั้งระบบ  ปัญหาที่ไม่คาดคิดจากช่วงของการออกแบบระบบมักจะเกิดขึ้นการแก้ไขปัญหาเหล่านี้จึงมีผลทำให้เราต้องเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ได้ออกแบบไว้  ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรยอมรับการแก้ไขเหล่านั้น  ในขณะเดียวกันก็ต้องพิจารณาความเหมาะสมไม่ปรับเปลี่ยนเกินความจำเป็น 
การติดตั้งระบบประกอบด้วย  3  อย่างด้วยกัน  เริ่มจาการเขียนโปรแกรมในขั้นตอนสามารถร่นระยะเวลาให้สั้นลงได้  ถ้าสามารถซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้แทนการการเขียนเองทั้งหมด  ขั้นต่อไปคือ การทดสอบโปรแกรมซึ่งประกอบด้วย การทดสอบการทำงานแต่ละโปรแกรม  การทดสอบระบบรวมและการทำเอกสารประกอบ  ขั้นตอนสุดท้ายคือ   การติดตั้งระบบ

การเขียนโปรแกรมระบบใหม่ 
ก่อนที่จะเริ่มการเขียนโปรแกรม  ควรได้รับการเห็นชอบหรือตกลงกันในระบบที่ได้ออกแบบไว้เสียก่อน  รวมทั้งจะพิจารราซื้อโปรแกรมมาใช้ทำงานในบางขั้นตอนของระบบแทนการเขียนทั้งหมด  ขั้นตอนการเขียนโปรแกรมโดยคร่าว ๆ มีดังนี้ 
1.  การทำเอกสารต่าง ๆ ก่อนลงมือเขียนโปรแกรม  ได้แก่  Data Flow Diagram Minispecification เป็นต้น   เพื่อให้เข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ   ของระบบรวมทั้งพิจารณาความถี่ในการทำงานแต่ละขั้นตอนและภาษาที่เหมาะสม
2.  สรุปรูปแบบของข้อมูล  (Output)  และข้อมูลเข้า (Input)   ข้อมูลอกได้แก่ รายงานรูปแบบต่าง ที่ผู้ใช้หรือผู้บริหารต้องการ ส่วนข้อมูลเข้า ได้แก่ หน้าจอ (Screen) สำหรับใส่ข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ในการออกแบบรายงานต่าง ๆ เหล่านั้น รวมแหล่งที่มาของข้อมูลและการเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูล เพื่อให้คอมพิวเตอร์เข้าใจได้
3.  เขียนโปรแกรม  Flow Chart เพื่อแสดงการทำงานทุกขั้นตอนของโปรแกรม
4.  ออกแบบแฟ้มข้อมูล  (File Layout) ตามความเหมาะสมในการใช้งาน ลักษณะแฟ้มข้อมูลต่างๆ ได้แก่  แฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ  (Sequential)   ซึ่งเหมาะสมในการเก็บข้อมูลจำนวนมาก ๆ และไม่ต้องการดึงข้อมูลมาใช้เฉพาะบางระเบียน (Record)  อย่างรวดเร็ว  ต่อไปคือ  แฟ้มข้อมูลดัชนี  (index  Sequential  file)  มีลักษณะเหมือนแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับแต่จะมีดัชนี  (Index)  เพื่อใช้ในกรณีต้องการดึงข้อมูลขึ้นมาใช้เฉพาะบางระเบียนได้  และแฟ้มข้อมูลเข้าถึงโดยตรง  (Random – Access  File) เหมาะสำหรับการทำงานที่ต้องการดึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว
5.  เขียนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์ที่เลือกใช้ 
6.  ทำการ  Compile และตรวจสอบความถูกต้องในการทำงานของโปรแกรม โดยอาจจะสมมติข้อมูลง่าย ๆ ไว้ใช้เป็นตัวอย่างในการทดสอบ
7.  ทดสอบการทำงานรวมของระบบ   โดยใช้ข้อมูลครอบคลุมทุก ๆ เงื่อนไข เริ่มจากโปรแกรมแรกจนถึงโปรแกรมสุดท้าย การทดสอบรวมทุกเงื่อนไขนี้เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละโปรแกรมทำงานต่อเนื่องกันได้อย่างถูกต้อง
8. ทำเอกสารประกอบทุกโปรแกรม ได้แก่ เอกสารที่ใช้ประกอบในการเขียนโปรแกรมและเอกสารวิธีใช้โปรแกรม

การทดสอบโปรแกรม 
เป็นการทดสอบโปรแกรมว่ามาสารถทำงานได้อย่างถูกต้องหรือไม่นั้น จำเป็นจะต้องรู้เงื่อนไขต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด โดยการสอบถามจากเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานนั้น ๆขั้นตอนต่าง ๆ สำหรับการทดสอบโปรแกรมคือ 
1.   ทดสอบการทำงานของแต่ละโปรแกรม ในขั้นตอนนี้มักจะต้องเสร็จสิ้นในขั้นการเขียนโปรแกรม 
2.   สร้างข้อมูลสำหรับทดสอบโปแกรม ข้อมูลเหล่านี้จำเป็นจะต้องควบคุมทุก ๆ กรณีที่อาจเกิดขึ้นในการทำงานจริง โดยการสร้างชุดข้อมูลนี้โปรแกรมเมอร์ นักวิเคราะห์ระบบ ผู้ใช้และผู้ที่รับผิดชอบงานนั้นจำเป็นจะต้องร่วมกันคิดชุดข้อมูลขึ้นเพื่อทดสอบการทำงานที่ถูกต้องตรวจสอบข้อผิดพลาดของโปรแกรม ทดสอบรูปแบบต่าง ๆ ในการใส่ข้อมูล ทดสอบค่ามากที่สุดและน้อยที่สุดที่ป้อนเข้าไป 
3.   ทดสอบการทำงานของชุดโปรแกรม ในขั้นตอนการทำงานหนึ่ง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานเชื่อมต่อกันของแต่ละโปแกรมนั้น สามารถทำได้อย่างถูกต้อง 
4.   ทดสอบการทำงานของชุดโปรแกรม ในขั้นตอนการทดสอบท่านหนึ่ง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานเชื่อมกันได้อย่างถูกต้อง นอกจากนั้นก็เพื่อทดสอบเจ้าหน้าที่ต่าง ๆ ที่ใช้ระบบว่ามีความเข้าใจในขั้นตอนการทำงานและป้อนข้อมูล สุดท้ายก็เพื่อทดสอบว่าแต่ละโปรแกรมที่ทำงานเชื่อมต่อกันนั้นมีความถูกต้องตามคุณสมบัติที่นักวิเคราะห์ระบบเขียนเอาไว้หรือไม่ 
5.    ทดสอบการสำรองแฟ้มข้อมูลและการเริ่มทำงานของระบบใหม่ การทดสอบเหล่านี้มีความจำเป็นในกรณีที่ระบบที่เกิดความผิดพลาดขึ้นมาอย่างกะทันหัน ซึ่งการสำรองแฟ้มข้อมูลตามระยะเวลาที่เหมาะสมก็จะช่วยให้การนำข้อมูลที่เสียไปนั้นกลับขึ้นมาอย่างง่ายดาย รวมทั้งการเริ่มทำงานใหม่ก็ต้องถูกต้องด้วย 
6.    เขียนเอกสารประกอบโปรแกรม ซึ่งประกอบด้วย

6.1 หมายเหตุที่เขียนขึ้นภายในโปรแกรม เพื่อบอกหน้าที่ของแต่ละชุดคำสั่งแฟ้มข้อมูลที่ใช
้6.2 Flowchart แบบต่าง ๆ หรือ Data Flow Diagram เพื่ออธิบายขั้นตอนของแต่ละโปรแกรม
6.3 ในกรณีที่มีหลาย ๆโปรแกรมประกอบกัน ควรจะมี Flowchart แสดงการทำงานรวมด้วย
6.4 ในโปรแกรมใดที่มีขั้นตอนการทำงานซับซ้อน ไม่ว่าจะเป็นวิธีการคำนวณ ขั้นตอนการปรับปรุงแฟ้มข้อมูล หรืออื่น ๆ ควรจะใช้ Minispecification เพื่ออธิบายรายละเอียดให้ชัดเจน
6.5 ควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล ข้อมูลเข้า และข้อมูลออก

การติดตั้งระบบใหม่ 
เป็นขั้นการเปลี่ยนจากการทำงานแบบเดิมมาเป็นการทำงานในระบบใหม่ งานขั้นนี้ไม่ค่อยซับซ้อนแต่จะใช้เวลานาน โดนทำงานดังต่อไปนี้

1. เขียนคู่มืออธิบายการใช้ระบบงาน
2. จัดทำแบบฟอร์มต่าง ๆ สำหรับใช้กับระบบงานใหม่
3. จัดฝึกอบรมผู้ปฏิบัติงาน และผู้ใช้จนมีความเข้าใจ
4. เปลี่ยนข้อมูลที่เดิมมีอยู่แล้วให้เป็นข้อมูลระบบใหม่

การเขียนคู่มือการใช้ระบบงาน (Program Documentation ) จะมีรายละเอียดต่าง ๆ เพื่อสะดวกต่อการใช้งานของผู้ใช้ (Users)  โดยทั่วไปนั้นเอกสารที่ทำมีอยู่สองประเภทด้วยกันคือ คู่มือผู้ใช้ (User Manual) ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้โปรแกรม และคู่มือนักเขียนโปรแกรม (Programmer Manual) จะมีประโยชน์ต่อการปรับปรุง แก้ไขเพิ่มเติมโปรแกรมในอนาคตเอกสารโปรแกรมที่ดีควรประกอบด้วย ข้อปัญหาหรือวัตถุประสงค์ของโปรแกรม รายละเอียดข้อมูลเข้า (Input) และผลลัพธ์ (Output) ผัง (Flowchart) โปรแกรม (Source Program) ที่คอมพิวเตอร์พิมพ์ออกมา และผลลัพธ์ที่ได้จาการทดสอบโปรแกรม 
การเปลี่ยนระบบจากระเดิมมาเป็นระบบใหม่ควรจะต้องทำงานควบคู่กันไปสักระยะหนึ่ง เพื่อให้แน่ใจว่าระบบงานใหม่ทำงานได้ถูกต้องดีแล้ว จึงจะเลิกการทำงานแบบเดิมหันมาใช้ระบบใหม่อย่างเดียว 
จากขั้นตอนการพัฒนาระบบงานคอมพิวเตอร์ข้างต้น แม้ผู้ใช้จะดำเนินการใช้ระบบงานใหม่แล้วก็ตาม แต่หน้าที่ของพนักงานคอมพิวเตอร์ยังไม่หมดไป เพราะอาจมีการเลี่ยนแปลงสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น รัฐมีการออกกฎการเก็บภาษีแบบใหม่ อันต้องทำให้มีการแก้ไขปรับปรุงระบบงานตามด้วย ซึ่งการดูและแก้ไขระบบงานคอมพิวเตอร์ในภายหลังนี้ เราเรียกว่า การบำรุงรักษาระบบ (Maintenance)

คำศัพท์  บทที่ 12 
การติดตั้งระบบ

Installation Plan	แผนงานการติดตั้งระบบงาน
Direct Changeover	การติดตั้งแบบทันทีหรือโดยตรง
Parallel Conversation	การติดตั้งแบบขนาน
Phased or Gradual Conversion	การติดตั้งแบบทยอยเข้า
Modular Prototype	การติดตั้งแบบโมดูลาร์โปรโตไทป์
Distributed Conversion	การติดตั้งแบบกระจาย
Index Sequential File	แฟ้มข้อมูลดัชนี
Random-Access File	แฟ้มข้อมูลแบบเข้าถึงโดยตรง

ใบงานที่ 11 การวิเคราะห์และออกแบบ

การวิเคราะห์และออกแบบ

การวิเคราะห์และออกแบบระบบ 
ช่วงเวลาที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ แบ่งออกได้เป็น 4 กรณี คือ 
1. เมื่อจัดตั้งระบบใหม่ ทุก ๆ ครั้งที่จะมีการจัดตั้งระบบงานขึ้นมาใหม่ ซึ่งหมาถึงระบบงานเก่ายังไม่เคยจัดตั้งมาก่อน และต้องการจะจัดตั้งระบบขึ้นมาใหม่ ในกรณีนี้จำเป็นที่จะต้องทำการวิเคราะห์ระบบงานเสียก่อน และก่อนที่จะทำการออกแบบระบบนั้น ต้องศึกษาความเหมาะสม ความคุ้มทุนและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการติดตั้งและการใช้งาน 
2  เมื่อระบบงานเดิมมีปัญหาเกิดขึ้น หมายถึง ระบบงานทุกระบบเมื่อได้มีการทำงานไปได้ระยะหนึ่ง เช่น 5 ปี หรือ 10 ปี ย่อมต้องมีการเปลี่ยนแปลง เช่น สภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป ระบบธุรกิจของโลกเปลี่ยนไป สังคมเศรษฐกิจเปลี่ยนแปลงไป หรือความต้องการของธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป ย่อมทำให้ระบบที่เคยปฏิบัติอยู่เดิมเกิดปัญหาขึ้น จะต้องทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบเสียใหม่เพื่อทำให้ปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่นั้นหมดไป 
3. เมื่อต้องการจะเปลี่ยนจากระบบเดิมเป็นระบบใหม่ มักจะเกิดจากความต้องการของระบบที่ต้องการเปลี่ยนจากระบบหนึ่งไปเป็นอีกระบบหนึ่ง ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากระบบเก่ามีปัญหาหรือระบบเก่าขาดประสิทธิภาพ หรือมีกำลังการผลิตต่ำ หรือเพื่อต้องการขยายงานให้มีประสิทธิภาพในหารทำงานสูงขึ้น หรือเพื่อต้องการความรวดเร็วในการทำงานมากขึ้นหรือเพื่อเป็นการลดค่าใช้จ่ายหรือลดแรงงานให้น้อยลง 
4. เมื่อต้องการยืนยันความถูกต้องของระบบเดิม สำหรับประเทศไทยไม่นิยมทำกันเพราะค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง และผู้ใช้ระบบไม่เห็นความจำเป็นใด ๆ ที่จะต้องทำ เนื่องจากไม่มีปัญหาอะไรรุนแรงเกิดขึ้น ละไม่ต้องการเปลี่ยนจากระบบเดิมไปเป็นระบบใหม่ด้วย แต่สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่บางแห่งที่มองการณ์ไกล จะนิยมทำการวิเคราะห์ระบบของตนเองเมื่อถึงเวลาอันสมควร

ลักษณะการออกแบบและวางระบบงานที่ดี 
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรับผิดชอบถึงผลลัพธ์ของระบบงานว่า ระบบงานที่ได้ออกแบบและพัฒนาขึ้นมานั้นเป็นระบบงานที่ดีเพียงใด นักวิเคราะห์ระบบทุกคนคงไม่ต้องการเห็นผลงานของตนที่ทำขึ้นมาแล้วใช้ไม่ได้ ผู้ที่จะทำการตัดสิน ก็คือ ผู้ใช้ระบบที่นั่นเอง 
1. การบรรลุวัตถุประสงค์หรือความต้องการของผู้ใช้ หมายถึง ระบบงานได้ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้แก้ไปปัญหาได้อย่างถูกจุด และได้ตอบสนองต่อความต้องการของธุรกิจหรือผู้ใช้ระบบอย่างแท้จริง 
2. การใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม หมายถึง เงินที่ใช้ไปในการลงทุนเพื่อพัฒนาระบบงาน และใช้กำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากที่สุด ซึ่งสามารถคำนวณได้จากวิธีการหาสัดส่วนของอัตราผลตอบแทนของระบบต่อต้นทุนที่ใช้ในการพัฒนาระบบนั้น ๆ 
3. การหลีกเลี่ยงความซับซ้อน หมายถึง ระบบงานที่ได้ออกแบบขั้นนั้นไม่ควรจะทำให้มีความซับซ้อนมากนัก เพราะการออกแบบระบบงานที่ซับซ้อนมากไม่ได้หมายความว่านักวิเคราะห์ระบบนั้นเก่งแต่อย่างไร ตรงกันข้ามนักวิเคราะห์ระบบที่เก่งจริงจะต้องทำระบบงานที่ซับซ้อนยุ่งยากให้ดูง่ายและเป็นธรรมชาติหรือธรรมดามากที่สุด การทำเช่นนี้จะทำให้ระบบงานสามารถที่จะบำรุงรักษาหรือแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ซึ่งจะสงผลดีต่อไปในอนาคต 
4. ระบบงานมีมาตรฐานเดียวกัน หมายถึง การแกแบบระบบงาน ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบ การรับรู้ผ่านทางคีย์บอร์ดและจอภาพ หรือประเภทรายงานต่างๆ จะมีลักษณะที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน หรือพยายามให้เหมือนกันมากที่สุด การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้ใช้ระบบเกิดความคุ้นเคยต่อระบบงานทั้งหมดได้เร็วขึ้น ทั้งยังช่วยให้การเรียนรู้ระบบเป็นไปได้สะดวกหากระบบงานที่ได้ออกแบบไม่มีมาตรฐาน จะทำให้เกิดปัญหายุ่งยากทั้งผู้ใช้ระบบและนักวิเคราะห์ระบบด้วย 
5. ความถูกต้องและเชื่อถือได้ของระบบ หมายถึง ระบบงานที่ถูกพัฒนาขึ้นจะต้องได้รับทดสอบอย่างดี รวมทั้งมีการควบคุมภายในอย่างดีเพื่อป้องกันการผิดพลาดของข้อมูลที่อาจเกิดจากการป้อนเข้ามาในระบบหรือเกิดจากการประมวลผลของระบบ ข้อมูลที่ผิดพลาดจะต้องได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม เพื่อให้ระบบปฏิบัติงานต่อไปได้อย่างถูกต้อง 
6. ความยืดหยุ่นของระบบ หมายถึง ความสามารถที่จะพัฒนาระบบต่อไปได้ในอนาคต ระบบงานที่มีความยืดหยุ่นดีมักจะสามารถทำการบำรุงรักษาหรือเปลี่ยนแปลงได้ง่ายและสามารถที่จะรองรับการขยายงานหรือการเติบโตได้เป็นอย่างดี เมื่อระบบได้ดำเนินมาถึงจุด ๆ หนึ่ง ระบบนั้นอาจจะต้องได้รับการแก้ไขเพื่อรองรับความต้องการใหม่ที่เกิดขึ้น หากระบบนั้นมีความยืดหยุ่นดี การแก้ไขก็สามารถทำได้โดยง่าย โดยไม่จำเป็นจะต้องรื้อระบบออกมาใหม่ทั้งหมด 
7. ระบบงานได้ถึงเอาข้อดีจากอดีตมารวมไว้ หมายถึง ระบบงานใหม่ได้รวบรวมเอาแนวทางการปฏิบัติงานของระบบงานเดิมที่ดีและมีประสิทธิภาพมาไว้อยู่ในตัว ในขณะเดียวกันกับการตัดแนวทางที่ดีที่เกิดกับระบบเดิมออกจากระบบใหม่ 
8. ระบบงานให้ผลลัพธ์ที่เข้าใจได้ต่อผู้ใช้ระบบ หมายถึง ระบบงานได้ถูกพัฒนาขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์ที่จะใช้แก้ปัญหาบางประการให้กับผู้ใช้ระบบ ผลลัพธ์ที่ออกจากระบบจะต้องเป็นผลลัพธ์ที่ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ ระบบงานที่ดีจะต้องให้ผลลัพธ์ที่เข้าใจได้ง่าย เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ และต้องเป็นรายงานที่เข้าใจง่ายมีความเหมาะสม

การออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล 
                แฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลซึ่งเป็นข้อมูลสำหรับระบบการทำงาน ที่ระบบงานจะนำเอาข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้เมื่อต้องการ ดังนั้น แฟ้มข้อมูลจึงมีคุณสมบัติที่จะอำนวยให้ข้อมูลสามารถถูกเรียกใช้ร่วมกันได้จากระบบงานย่อยต่างๆ แฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลสามรถบำรุงรักษาหรือเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้จากระบบงาน โดยอาจจะเป็นแบบ   Online หรือ Offline ถ้าแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลไดจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไชบ่อยครั้งควรจะใช้แบบ Online แต่ถ้าแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลใดที่นาน ๆ ครั้งจะเกิดการแก้ไขเปลี่ยนแปลง ควรจะใช้แบบ Offline แทน
นอกจากนั้นแล้ว ยังต้องรู้จักพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลก่อน ซึ่งมีอยู่ด้วยกัน 3 แบบ คือ 
1. แฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม (Sequential) เป็นแฟ้มที่เก็บข้อมูลเรียงตามลำดับไปเรื่อย ๆ การดึงข้อมูลของระบบงานจะทำได้โดยการอ่านข้อมูลที่เก็บไว้ตั้งแต่แฟ้มแรกไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะพบลักษณะของแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมจึงมักจะเหมาะกับวัตถุประสงค์บางอย่าง เช่น เหมาะต่อการใช้เก็บข้อมูลจำนวนมาก ๆ เพื่อสำรองเอาไว้ เหมาะสำหรับใช้เก็บจ้อมูลที่ได้เรียงลำดับไว้ดีแล้วเพื่อออกรายงาน และแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมโดยสวนใหญ่จะมีความเชื่อถือได้สูงกว่าแฟ้มข้อมูลชนิดอื่น ๆแต่ก็มีข้อเสียบางประการ เช่น ระบบงานอาจจะต้องทำการเรียงลำดับข้อมูล (Pre-Sorting) ไว้ก่อนทุกครั้ง ก่อนที่จะนำเอาข้อมูลมาใช้ได้ หากระบบงานต้องการเรียกข้อมูล ณ จุดใดจุดหนึ่งขั้นมาใช้ ระบบงานจำเป็นจะต้องอ่านข้อมูลตั้งแต่ต้นไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะพบ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก
2. แฟ้มข้อมูลแบบแรนดอม (Random/Direct) หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า แฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม เป็นแฟ้มข้อมูลที่นิยมใช้เก็บข้อมูลในลักษณะที่ค่อนข้างยืดหยุ่น ข้อมูลที่เก็บไม่จำเป็นจะต้องเรียงลำดับมาก่อน และการดึงข้อมูลที่จุดใดจุดหนึ่งก็สามารถกระทำได้ทันที โดยไม่ต้องอ่านตามลำดับตั้งแต่ต้นเหมือนกับแบบอนุกรม อย่างไรก็ดี การที่ระบบสามารถที่จะหาข้อมูลได้โดยตรงนั้น แฟ้มข้อมูลจะต้องมีการเก็บค่าดัชนี (Index) ไว้เสมอ เพื่อจะใช้เป็นตัวชี้ไปยังตำแหน่งข้อมูลได้อย่างถูกต้อง การที่ต้องเก็บค่าดัชนีและวิธีการที่จะทำให้ระบบสามารถเข้าถึงงานข้อมูลได้ทันนั้น ทำให้ค่าใช้จ่ายของแฟ้มข้อมูลประเภทนี้สูงกว่าแฟ้มข้อมูลชนิดอนุกรม นอกจากนี้การออกแบบระบบงานที่ใช้แฟ้มข้อมูลแบบแรนดอมจะค่อนข้างยุ่งยากและซับซ้อนกว่าแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม
3. แฟ้มข้อมูลไอแซม (ISAM: Sequential Access Mode) เป็นการรวมเอาลักษณะของแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมและแรนดอมเข้าไว้ด้วยกัน หมายความว่า ระบบงานสามารถที่จะดึงข้อมูลจากแฟ้มไอแซมแบบอนุกรมก็ได้ หรือจะเรียกผ่านดัชนีแบบแรนดอมก็ได้
ระบบงานคอมพิวเตอร์ทุกระบบงานในปัจจุบันต้องการกระบวนการที่จะเข้าถึง (Access) ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องพยายามออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลให้เกิดความสะดวกและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้ได้มากที่สุดเพื่อลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูลจึงเริ่มมีบทบาทมากและค่อย ๆ มากแทนที่แฟ้มข้อมูลแบบมาตรฐาน การใช้ฐานข้อมูลจำเป็นจะต้องได้รับการออกแบบให้เหมาะสมกับซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ด้วย
หลักการออกแบบข้อมูลนำเข้า 
นักวิเคราะห์ระบบจะเน้นหนักถึงความสำคัญของ Output มาก เนื่องจาก Output ของระบบงานถือว่าเป็นผลลัพธ์อันสำคัญในอันที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ระบบ แต่ที่สำคัญไม่แพ้ Output ก็คือ ข้อมูลนำเข้า Input เพราะถ้าหากข้อมูลที่นำเข้ามาไม่ดีแล้ว ก็จะเกิดความผิดพลาดจากข้อมูลนำเข้าได้ง่าย ส่งผลทำให้ Output ที่ออกมาจากระบบผิดพลาดตามไปด้วย
หลักสำคัญที่ใช้ในการออกแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลนำเข้า 
1.  ควรมีลักษณะที่ง่ายต่อการกรอก ทำให้ลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูลลดเวลาในการกรอกข้อมูล และลำดับการกรอกข้อมูลต้องเป็นไปตามความเป็นจริง 
2. ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ  จะต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้ ว่ามีประโยชน์ใดบ้าง จะต้องมีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องถูกบันทึกลงไป เอกสารจะถูกกระจายไปยังหน่วยงานใดบ้าง และหน่วยงานที่ได้รับจะนำข้อมูลในส่วนใดไปทำงานอะไร 
3. การออกแบบต้องให้ตรวจสอบความถูกต้องได้  การออกแบบฟอร์มที่ดีต้องทำให้การเกิดข้อผิดพลาดลดลง จึงควรจะให้ความสำคัญในการทำให้ผู้ใช้แบบฟอร์มสามารถกรอกข้อมูลได้อย่างถูกต้องและสะดวกที่สุดเท่าที่จะทำได้ 
4. มีลักษณะที่ดึงดูดต่อผู้ใช้   การออกแบบฟอร์มให้เป็นที่ดึงดูดใจต่อผู้ใช้ ถือว่าเป็นงานศิลปะอย่างหนึ่ง และมีความสำคัญในตัวเอง ถ้าหากแบบฟอร์มมีจุดดึงดูดแล้ว จะช่วยให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลที่เราต้องการได้ดีขึ้น และผู้กรอกจะรู้สึกพอใจที่จะกรอกมากขึ้น 
นอกจาก 4 ข้อที่ได้กล่าวมาข้างต้นแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องเน้นในการออกแบบฟอร์มของข้อมูลนำเข้า คือ ความเป็นระเบียบของข้อมูลที่ทำการกรอก ถ้าเป็นข้อมูลที่เป็นประเภทหรืออยู่ในกลุ่มเดียวกันจะจัดให้อยู่ร่วมกัน ช่องว่างสำหรับการกรอกข้อมูลต้องเพียงพอสำหรับการกรอก ตัวอักษรที่มีความแตกต่างกันเป็นการเน้นถึงจุดที่สำคัญ ๆ ของแบบฟอร์ม

การออกแบบข้อมูลนำเข้าทางจอภาพ 
เป็นการออกแบบฟอร์มสำหรับการรับค่าข้อมูลทางจอภาพหรือทางคีย์บอร์ดนั่นเองหลักเกณฑ์ในการออกแบบ มีดังนี้ 
1. พยายามให้การแสดงข้อมูลบนจอภาพดูเรียบงายไม่ซับซ้อน ซึ่งพื้นฐานของการจัดวางข้อมูลบนจอภาพแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ 
1.1 พื้นที่ส่วนหัวของจอภาพ  (Heading) ส่วนใหญ่จะเป็นส่วนที่แสดงข้อมูลให้ผู้ใช้ระบบได้ทราบว่ากำลังทำงานอยู่ในระบบอะไร
1.2 พื้นที่ส่วนกลางของจอภาพ (Body) มักกำหนดให้เป็นส่วนของการแสดงรายละเอียดของข้อมูลหรือหัวข้อต่าง ๆ 
1.3 พื้นที่ส่วนล่างของจอภาพ (Ending) ส่วนนี้จะใช้เป็นพื้นที่ในการบอกสถานะคำสั่งของระบบงานที่กำลังทำงานอยู่ให้ผู้ใช้ระบบทราบ
2. พยายามให้การแสดงผลบนจอภาพมีมาตรฐานแบบเดียวกัน เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียนรู้ได้เร็ว และยังเป็นการลดข้อผิดพลาดลงได้อย่างมาก ถ้าการออกแบบแสดงผลมีมาตรฐานเดียวกันและให้สอดคล้องกัน 
3. จะเน้นให้เห็นถึงความแตกต่างของข้อมูลบางอย่างที่ต้องการ การใช้สีที่แตกต่างหรือขนาดของตัวอักษรที่ไม่เท่ากันนั้น เป็นการดึงดูดใจหรือดึงดูดความสนใจของผู้ใช้และยังช่วยในการเน้นถึงจุดสำคัญ ๆ บนจอภาพ และสีสันแต่ละสียังมีความหมายในตัวเองอีกด้วย 
4. เป็นการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ระบบกับจอภาพให้เป็นไปโดยธรรมชาติที่สุด ซึ่งธรรมชาติของคนเรามักจะทำงานจากซ้ายไปขวาและบนลงล่าง ฉะนั้นการออกแบบตรงจุดนี้ก็ไม่ควรลืมเช่นกัน

การออกแบบฟอร์ม 
                ตามที่ได้เคยกล่าวถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ได้ออกแบบใหม่ ส่วนใหญ่จะเป็นแบบฟอร์มที่พึ่งจะเริ่มใช้งานใหม่ การเริ่มต้นการออกแบบฟอร์มควรจะรู้จุดมุ่งหมายของแบบฟอร์มรายงานอย่างชัดเจน 
จุดมุ่งหมายของการออกแบบฟอร์ม คือ

1. จะต้องทำงานและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. สามารถทำการเขียนหรือพิมพ์เพิ่มเติมได้ง่าย
3. จะต้องสามารถอ่านและเข้าใจได้ง่าย ไม่ซับซ้อนยุ่งยากและประหยัดในการนำมาใช้งาน

สิ่งที่ควรศึกษาในการออกแบบฟอร์ม ได้แก่ 
1. ควรรู้ถึงชนิดของเครื่องพิมพ์ที่ใช้ทำการพิมพ์แบบฟอร์มรายงาน เป็นการยากที่จะออกแบบฟอร์มรายงานโดยไม่รู้ชนิดเครื่องพิมพ์ว่าจะใช้เขียนด้วยมือ หรือพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์โดยสั่งจากเครื่องคอมพิวเตอร์ 
2.การเขียนรูปแบบของรายงานลงบนแผนผังร่างรายงาน ถ้าเป็นการพิมพ์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ควรจะทำการเขียนร่างรายงานลงบนแผนผังร่างรายงานก่อน ซึ่งจะแสดงลักษณะของรายงานเป็นตารางเมตริก โดยแบ่งกระดาษออกเป็นช่องสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ใช้แสดงจุดที่พิมพ์โปรแกรมเมอร์จะประยุกต์แผนผังร่างรายงานให้เข้ากับโปรแกรมที่ใช้ในการออกแบบระบบ
3.รูปแบบของกระดาษรายงานจะมีส่วนประกอบดังนี้ คือ 
3.1 Line Printer Form
3.2 Blocked- Out Cartoon Paper
3.3 Short Carbon Paper
3.4 Unit-Set/ Snapout Form
3.5 Fanfold Continuous Strip Form
3.6 ชนิดของตัวพิมพ์
เนื่องจากแต่ละระบบจะมีโปรแกรมอยู่มากมาย ดังนั้นเราจะใช้เมนูเพื่อช่วยเลือกงานที่เราต้องการจะทำ คล้ายกับการเลือกรายงานจากเมนูในร้านอาหาร โดยที่เมนูบนจอภาพจะมีรายการต่าง ๆ ที่เราจะเลือกทำได้ บรรทัดสุดท้ายจะเป็นที่ที่รอรับคำสั่งจากผู้ใช้ ถ้าเราเลือกเลข 5 งานระบบบัญชีก็จะถูกเรียกใช้และวิ่งไปสู่เมนูระดับถัดไป เราเลือกเลข 3 เมนูใหม่ก็จะปรากฏขึ้นมาดังนั้นเมนูก็จะมีระดับแยกย่อยลึกลงไปเรื่อย ๆ 
ภาพที่ 11.1 แสดงจอภาพของเมนู

บริษัท เก้าพัฒนา จำกัด

1. บัญชีแยกประเภท
2. บัญชีลูกหนี้
3. รับ Order
4. สินค้าคงเหลือ
5. บัญชีเจ้าหนี้

เลือกตัวเลข (1-5) หรือกด ESC เพื่อเลิกงาน

จำนวนบรรทัดในเมนูไม่ควรจะมากเกินไป ประมาณ 7 บรรทัด มากที่สุด และเวลาที่เลือกเมนูระดับล่างแล้วก็ควรจะวิ่งกลับมาเมนูแม่ของมันได้ โดยการกด “ESC” คีย์ เป็นต้น

การเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับรายงาน 
รายงานที่ใช้อยู่แบ่งตามการใช้งานออกเป็น 2 ชนิด คือ

1. รายงานที่ใช้กันเองภายในหน่วยงานหรือองค์กร
2. รายงานที่ใช้ภายนอกหน่วยงานหรือองค์กร

การออกแบบรายงานที่ใช้จะต้องคำนึงถึงการใช้งานด้วย หากเป็นรายงานที่ใช้กันเองภายในหน่วยงานหรือองค์กร ไม่จำเป็นจะต้องมีรายละเอียดคำอธิบาย สำหรับช่องต่าง ๆ ที่ได้ทำการกรอกข้อมูล หรือไม่จำเป็นต้องมีชื่อ ที่อยู่ ของหน่วยงานหรือองค์กรอย่างชัดเจน มีเพียงสัญลักษณ์หรือโลโก้ก็เพียงพอ ให้รู้วารายงานนั้น ๆ เป็นของหน่วยงานหรือองค์กรของตน แต่ถ้าเป็นรายงานที่ใช้ภายนอกหน่วยงานหรือองค์การ จะต้องมีชื่อ ที่อยู่ สัญลักษณ์หรือโลโก้ของหน่วยงานหรือองค์กรอย่างชัดเจน และต้องมีรายละเอียดคำอธิบาย สำหรับช่องต่าง ๆ ที่ให้ทำการกรอกข้อมูลเพื่อบุคคลภายนอกง่ายต่อการเข้าใจและการกรอกข้อมูลด้วย

การออกแบบการพิมพ์รายงาน 
การพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์เป็นที่นิยมอย่างมากและแพร่หลายในปัจจุบันรายงานต่างๆ ที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบไว้นั้นจะต้องออกแบบรายงานให้สามารถแสดงข้อมูลได้อย่างเพียงพอ มีรูปแบบที่เหมาะสม ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ด้วย และสิ่งที่ต้องคำนึงในการออกแบบรายงาน คือ 
1.พื้นฐานของรายงาน มีลักษณะที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทราบ คือ ประเภทของข้อมูลที่จะต้องแสดงในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งบนรานงาน ข้อมูลนั้นประเภทใด ต้องใช้ความกว้างกี่ตัวอักษรจึงสมารถแสดงผลได้พอ แบ่งแยกได้ 2 ประเภท คือ 
1.1 ข้อมูลที่เป็นค่าคงที่ หมายถึง ข้อมูลที่ต้องออกมาเหมือนทุกครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน การออกแบบข้อมูลที่เป็นค่าคงที่จะระบุอย่างแน่นอน 
1.2 ข้อมูลเป็นค่าตัวแปร หมายถึง ข้อมูลที่อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงไปได้แต่ละครั้งที่ทำการพิมพ์รายงาน เนื่องจากข้อมูลที่ได้อาจเป็นการคำนวณค่าหรือเป็นข้อมูลในฐานข้อมูลที่มีอยู่ เป็นต้น 
2. การคำนวณความกว้างของรายงาน เครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องจะมีความสามารถในการพิมพ์รายงานได้ไม่เหมือนกันทั้งความกว้างและความยาง ฉะนั้นการออกแบบรายงานจะต้องคำนึงถึงเครื่องพิมพ์ทีจะใช้พิมพ์รายงานด้วยว่า Report Layout ที่สร้างขึ้นสามารถที่จะทำการพิมพ์ออกมาเป็นรายงานที่สมบรูณ์

ขั้นตอนการออกแบบรายงาน 
สามารถสรุปออกมาเป็นขั้นตอนซึ่งมีลำดับ ดังนี้

1. พิจารณาถึงวัตถุประสงค์ของรายงาน
2. พิจารณาถึงผู้ใช้รายงานที่จะออกแบบว่าเป็นใคร
3. มีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องการให้แสดงหรือพิมพ์ออกมาในรายงาน
4. นับจำนวนช่องว่างและความกว้างข้อมูลใน Field ต่าง ๆ เพื่อนำมาพิจารณาถึงขนาดของรายงานที่จะพิมพ์
5. ตั้งชื่อรายงาน
6. ควรจะต้องมีการพิมพ์เลขหน้าของรายงานกำกับเอาไว้เสมอในส่วนหัวจองรายงาน
7. ควรจะแสดงวันที่ที่ทำการพิมพ์รายงานนั้นๆ ในตัวราย
8. ควรใช้คำพูดที่ชัดเจนสำหรับหัวข้อรายงานในแต่แถว
9. ควรจะระบุชนิดของข้อมูลว่าเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรที่จะใช้พิมพ์ในส่วนนั้นๆ ให้ชัดเจน
10. ระบุตำแหน่งที่ใช้สำหรับการพิมพ์ข้อความสุปรายงาน
11. ให้ผู้ใช้ตรวจสอบรายงานที่ทำการออกแบบเพื่อความถูกต้อง และแน่ใจได้ว่ารายงานที่ออกแบบตรงกับความต้องการของผู้ใช้

หลักการออกแบบรายงาน 
                การออกแบบรายงานมีหลักที่ควรจะทราบอยู่ 6 ประการ คือ

1. การออกแบบรายงานเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ
2. การออกแบบรายงานให้เหมาะสมต่อผู้ใช้ระบบ
3. ส่งมอบรายงานตามจำนวนที่ผู้ใช้ระบบต้องการ
4. ให้แน่ใจว่ารายงานได้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
5. รายงานถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบตามเวลาที่กำหนด
6. เลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับรายงานแต่ละแบบ

เทคนิคการออกแบบรายงาน 
                การออกแบบรายงานที่ใช้กันอยู่ภายในหรือภายนอกหน่วยงานหรือองค์กรก็ตาม มีเทคนิคที่น่าสนใจสำหรับการออกแบบรายงาน ดังนี้ 
1. ทำการรวบรวมรายละเอียดหรือข้อมูลทั้งหมดที่จะพิมพ์ลงบนรายงาน โดยเขียนความยาวของตัวอักษรกำกับเอาไว้ 
2. ทำการออกแบบรูปแบบของรายงานจัดทำออกมาในลักษณะของLayout แล้วให้ผู้ใช้รายงานตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และตรงตามความต้องการของผู้ใช้
3. หัวข้อของรายควรจะเขียนให้ชัดเจน 
4. ควรมีตัวเลขแสดงลำดับของรายงาน หรือวันที่ หรือตัวเลขกำกับรายงานของหน่วยงานหรือองค์กร 
5. ควรเรียงลำดับข้อมูลรายงานตามความต้องการใช้งาน และจัดเรียงรายละเอียดของข้อมูลให้สวยงาม 
6. ใช้เส้นขีดแบ่งในรายงานเพ่อแสดงความสำคัญของข้อมูล และกลุ่มของข้อมูล 
7. ถ้าแบบฟอร์มรายงานต้องมีการลงข้อมูลโดยวิธีการเขียนด้วยมือควรเรียงลำดับจากซ้ายไปขวาและบนล่าง

การออกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ
OUTPUT ทางจอจะคล้ายกับคล้ายกับ OUTPUT ที่ออกทางเครื่องพิมพ์มาก แต่มีข้อแตกต่างอยู่ด้วยหลายจุด คือ
1. ข้อมูลที่แสดงออกมาจะไม่ตายตัว () เหมือนกับการพิมพ์รายงานทางเครื่องพิมพ์ 
2. ลักษณะของ OUTPUT จะมีความยืดหยุ่นค่อนข้างมาก
ข้อจำกัดที่มี คือ การอกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ ผู้ใช้จะต้องมีจอภาพสำหรับแสดง OUTPUT นี้ด้วย ถ้าผู้ใช้ไม่มีก็ไม่สามารถที่จะดู OUTPUT นี้ได้
ข้อแนะนำในการออกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ มีอยู่ 4 ข้อ คือ 
1. พยายามให้การแสดงข้อมูลบนจอภาพดูเรียบง่าย ไม่ซับซ้อน 
2. พยายามให้การแสดงผลบนจอภาพมีมาตรฐานแบบเดียวกัน เพื่อให้ผู้ใช้เกิดความคุ้นเคยได้เร็ว 
3. สำหรับข้อมูลบางอย่างที่ต้องการเน้นให้เห็นถึงความแตกต่าง อาจจะใช้สีที่แตกต่างกันออกไปจากปกติเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ใช้ 
4. ให้การโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ระบบกับจอภาพเป็นไปโดยธรรมชาติมากที่สุด คือ ทำงานจากซ้ายไปขวาและบนล่าง

                รายงานอาจจะแบ่งออกได้เป็นหลายแบบขึ้นออยู่กับว่าใครเป็นผู้ใช้ข้อมูลที่พิมพ์ในรายงานนั้น และจำนวนพิมพ์ บ่อยครั้งเท่าไร รายงานอาจจะแบ่งออกเป็นชนิดต่างๆ ได้ ดังนี้ 
1. รายงานภายใน (Internal Report) เป็นรายงานที่ภายในองค์กรและใช้กับพนักงานในองค์กรเป็นส่วนใหญ่ 
2. รายงานภายนอก (External Report) เป็นรายงานที่เราส่งให้หน่วยงานภายนอก ตัวอย่างเช่น ใบทวงหนี้ลูกค้า รายงานสำหรับผู้ถือหุ้น รายงานการปันผล รายงานแบบฟอร์มภาษีสำหรับรัฐบาล เป็นต้น 
3. รายงานยกเว้น (Exception Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลผิดพลาดแตกต่างจากข้อมูลธรรมดา ตัวอย่างเช่น รายงานตัวเลขที่สินค้าผิดพลาด เป็นต้น 
4. รายงานสรุป (Summery Report) เป็นรายงานแสดงตัวเลขบางตัว และอาจจะเป็นรายงานสรุปจากรายงานรายละเอียดบางฉบับ ตัวอย่างเช่น รายงานสรุปยอดขายประจำปี ก็คือ รายงานแสดงผลรวมยอดขายประจำเดือน เป็นต้น 
5. รายงานตารางเวลาการทำงาน (Scheduled Report) รายงานนี้จะผลิตตามคาบเวลา เช่น รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายปี ซึ่งกำหนดแผนการทำงานและกิจกรรมที่จะต้องทำตามคาบเวลานั้นๆ 
6. รายงานตามคำขอ (On-Demand Report) เป็นรายงานที่จะพิมพ์เมื่อคำขอเท่านั้น ตัวอย่างเช่น รายงานลูกค้าของบริษัท เป็นต้น แต่การพิมพ์รายงานนี้อาจไม่ได้ทันที่ที่ขอ เนื่องจากเวลาเครื่องคอมพิวเตอร์อาจจะไม่พอ เราอาจกำหนดไว้ว่ารายงานประเภทนี้จะพิมพ์เพียงวันละครั้งตอนเย็น เป็นต้น